- SOP gudang adalah panduan tertulis yang mengatur langkah kerja, penanggung jawab, dan dokumen di setiap tahap, mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga pengambilan barang.
- SOP yang baik bukan sekadar dokumen, tetapi memuat tujuan, PIC, dokumen pendukung, langkah, dan indikator keberhasilan, serta diukur kepatuhannya secara berkala.
- Mekari Desty adalah platform omnichannel marketplace yang membantu seller menjalankan SOP gudang lewat penerimaan barang, pengaturan rak dan slot, serta pick and pack dengan pemindaian, sehingga stok tetap akurat dan pesanan tidak salah kirim.
Dua orang petugas gudang bisa menerima barang dengan cara berbeda. Petugas pertama menghitung ulang setiap kardus, sedangkan petugas kedua hanya mencocokkan surat jalan. Ketika pesanan mulai datang dari banyak marketplace, perbedaan kebiasaan seperti ini bisa memicu selisih stok, salah ambil, dan keterlambatan pengiriman.
SOP gudang menyeragamkan cara kerja tersebut. Artikel ini membahas arti SOP gudang, jenisnya, contoh SOP penerimaan, penyimpanan, dan pengambilan barang, SOP tambahan untuk seller multi-marketplace, cara membuatnya, hingga cara mengukur kepatuhannya.
Apa itu SOP gudang?
SOP (Standard Operating Procedure) gudang adalah dokumen tertulis yang menjelaskan cara menjalankan aktivitas gudang secara konsisten dan aman, mulai dari barang datang hingga barang keluar. Dokumen ini bisa berbentuk cetak atau digital, serta dilengkapi diagram, checklist, atau foto agar mudah diikuti.
Sebuah SOP yang lengkap menjelaskan pekerjaan yang harus dilakukan, pihak yang bertanggung jawab, dokumen yang digunakan, dan hasil yang dianggap benar. Tanpa panduan yang jelas, setiap petugas berisiko menafsirkan prosedur dengan cara berbeda.
SOP penting karena aktivitas gudang bersifat berulang dan melibatkan banyak orang. Ketika volume pesanan meningkat atau ada petugas baru, prosedur yang seragam membantu mengurangi kesalahan dan menjaga kelancaran operasional.
Jenis SOP gudang dan perbedaannya
SOP gudang biasanya dibedakan berdasarkan tahap pekerjaan yang diatur. Empat jenis utamanya memiliki tujuan, penanggung jawab, dokumen, dan risiko yang berbeda.
| Aspek | SOP penerimaan | SOP penyimpanan | SOP pengambilan | SOP pengiriman |
|---|---|---|---|---|
| Tujuan | Memastikan barang masuk sesuai PO dan kondisi baik | Menempatkan barang di lokasi yang tepat dan mudah dicari | Mengambil barang yang tepat sesuai pesanan | Memastikan paket yang keluar sesuai pesanan dan tepat waktu |
| PIC utama | Petugas penerimaan / checker | Petugas gudang / admin stok | Picker | Petugas packing dan pengiriman |
| Dokumen utama | PO, surat jalan, berita acara penerimaan | Dokumen putaway, peta lokasi rak | Picking list | Label pengiriman, surat jalan |
| Risiko jika tidak ada | Barang kurang, rusak, atau salah masuk stok | Barang sulit ditemukan dan stok tercampur | Salah ambil dan pesanan terlambat | Salah kirim dan paket melewati batas kirim |
Selain empat SOP tersebut, gudang juga dapat memiliki SOP retur, stock opname, dan keselamatan kerja (K3). Berikut contoh langkah penerapan SOP penerimaan, penyimpanan, dan pengambilan barang, serta prosedur tambahan untuk seller yang berjualan di banyak marketplace.
SOP penerimaan barang di gudang
SOP ini mengatur pemeriksaan barang sebelum dicatat sebagai stok. Berikut langkah untuk memastikan barang sesuai pesanan dan layak jual.
1. Siapkan area dan dokumen penerimaan
Sebelum barang tiba, petugas menyiapkan PO, area bongkar, dan alat pemeriksaan. Dengan begitu, barang yang datang dapat langsung dicocokkan dengan pesanan tanpa menunggu dokumen atau area kerja siap.
2. Cocokkan surat jalan dengan PO
Petugas memeriksa kesesuaian supplier, jenis barang, dan jumlah pada surat jalan dengan PO. Jika ada perbedaan, catat terlebih dahulu dan informasikan kepada bagian pembelian agar klaim kepada supplier memiliki bukti yang jelas.
3. Periksa jumlah dan kondisi fisik
Hitung barang berdasarkan SKU, lalu periksa kemasan, kerusakan, varian, serta tanggal kedaluwarsa atau batch jika relevan. Pisahkan barang rusak atau tidak sesuai ke area karantina agar tidak tercatat sebagai stok layak jual.
4. Catat penerimaan di sistem
Masukkan jumlah yang benar-benar diterima, bukan sekadar menyalin jumlah pada surat jalan. Pencatatan setelah pemeriksaan membantu menjaga kesesuaian stok sistem dengan kondisi fisik dan mempercepat pembaruan stok yang siap dijual.
5. Tanda tangani berita acara dan arahkan ke penyimpanan
Petugas dan perwakilan supplier atau kurir menandatangani berita acara penerimaan. Setelah itu, barang diberi label dan dipindahkan ke lokasi penyimpanan sesuai prosedur yang berlaku.
SOP penyimpanan barang di gudang
SOP ini mengatur penempatan, pelabelan, dan rotasi barang agar mudah ditemukan. Berikut langkah untuk menjaga kesesuaian lokasi fisik dengan catatan stok.
1. Tentukan lokasi dengan kode yang konsisten
Gunakan kode lokasi yang seragam, misalnya A-01-02 untuk zona A, rak 01, dan slot 02. Setiap SKU perlu memiliki lokasi yang jelas. Jika stok disimpan di beberapa lokasi, catat seluruhnya agar petugas dapat menemukan barang dengan mudah.
2. Tempatkan barang sesuai karakter dan perputarannya
Barang yang cepat terjual dapat ditempatkan dekat area pengambilan, sedangkan barang berat, mudah pecah, atau memiliki batas kedaluwarsa perlu disimpan sesuai karakteristiknya. Penataan ini membantu mengurangi jarak tempuh petugas saat mengambil barang.
Penempatan juga perlu disesuaikan dengan teknik penyimpanan barang di gudang agar lokasi tetap aman dan mudah diakses.
3. Beri label dan pisahkan barang yang mirip
Pastikan label rak dan label barang sesuai dengan SKU di sistem. Varian yang mudah tertukar, seperti ukuran atau warna berbeda, sebaiknya dipisahkan atau diberi penanda yang jelas.
4. Terapkan aturan rotasi stok
Tetapkan aturan rotasi sesuai jenis barang. FIFO (first in, first out) mengutamakan barang yang masuk lebih dahulu, sedangkan FEFO (first expired, first out) mengutamakan barang dengan tanggal kedaluwarsa terdekat.
5. Catat setiap perpindahan lokasi
Catat setiap pemindahan barang antarrak, termasuk perpindahan ke area karantina atau gudang lain. Tanpa pencatatan, lokasi yang tercantum di sistem bisa berbeda dari lokasi fisik sehingga barang sulit ditemukan saat dibutuhkan.
SOP pengambilan barang di gudang
SOP ini mengatur pengambilan dan verifikasi barang sesuai pesanan. Berikut langkah untuk mencegah kesalahan sebelum barang masuk ke proses packing.
1. Terima dan periksa picking list
Picker menerima picking list yang mencantumkan SKU, jumlah, lokasi, dan batas kirim. Sebelum mulai, periksa ketersediaan stok agar waktu tidak terbuang untuk mencari barang yang sebenarnya sudah kosong.
2. Ikuti urutan lokasi dan prioritas
Dahulukan pesanan dengan batas kirim terdekat, kemudian susun urutan pengambilan berdasarkan lokasi rak. Aturan prioritas ini perlu ditulis secara eksplisit agar semua picker mengikuti urutan kerja yang sama.
Untuk pesanan dalam jumlah banyak, metode picking seperti batch atau zone dapat dipertimbangkan sesuai tata letak gudang dan pola pesanan.
3. Verifikasi barang sebelum diambil
Cocokkan kode SKU, nama, dan varian di rak dengan di picking list, idealnya dengan pemindaian barcode. Verifikasi di titik pengambilan jauh lebih murah daripada memperbaiki kesalahan setelah paket terkirim.
4. Tangani barang yang tidak ditemukan sesuai prosedur
Jika barang tidak ada di lokasi yang tercatat, picker menandai baris tersebut, memeriksa lokasi alternatif, lalu melapor kepada admin stok. Picker tidak boleh mengganti barang dengan produk lain tanpa persetujuan. Setelah penelusuran selesai, admin memperbarui catatan stok jika memang diperlukan.
5. Serahkan ke area packing dan perbarui status
Setelah semua barang diambil dan diverifikasi, serahkan barang ke area packing dan perbarui status pesanan. Langkah ini memberi tanda bahwa proses pengambilan telah selesai dan pesanan siap dikemas.
SOP tambahan untuk seller multi-marketplace
Seller multi-marketplace memerlukan prosedur tambahan untuk mengatur stok, pesanan, dan batas pengiriman di berbagai kanal. Berikut langkah untuk menjaga operasional tetap konsisten.
1. Cut-off pesanan dan batas kirim
Tetapkan jam cut-off untuk setiap gelombang picking. Misalnya, pesanan yang masuk sebelum pukul 13.00 diproses untuk pengiriman pada hari yang sama jika jadwal operasional memungkinkan.
Dengan aturan ini, tim gudang memiliki acuan kapan picking dimulai dan kapan paket harus diserahkan kepada kurir.
2. Gunakan satu sumber pencatatan stok
Tetapkan satu catatan stok sebagai acuan untuk semua toko. Penerimaan, retur, dan perpindahan lokasi perlu dicatat segera agar stok yang ditampilkan di marketplace tidak melebihi jumlah yang benar-benar tersedia untuk dijual.
3. Tangani retur dan pembatalan
Tentukan alur pemeriksaan paket retur sebelum stok dikembalikan. Barang yang masih layak jual dapat dimasukkan kembali ke persediaan, sedangkan barang rusak atau belum selesai diperiksa perlu dipisahkan di area karantina.
Pesanan yang dibatalkan sebelum dikirim juga perlu memiliki prosedur agar stok yang sempat dicadangkan dapat kembali tersedia sesuai kondisi barang.
4. Cocokkan paket sebelum diserahkan kepada kurir
Sebelum paket keluar, cocokkan label atau resi dengan informasi pesanan. Pemindaian atau pemeriksaan akhir membantu mendeteksi paket tertukar sebelum meninggalkan gudang.
Cara membuat SOP gudang
SOP yang baik disusun bersama orang yang menjalankannya, bukan hanya ditulis manajemen. Berikut langkah yang dapat diikuti:
1. Petakan alur kerja yang berjalan sekarang
Catat bagaimana pekerjaan dilakukan saat ini, termasuk kebiasaan yang tidak tertulis. Pemetaan ini menunjukkan titik rawan kesalahan, seperti tahap yang sering menimbulkan selisih stok atau paket terlambat, sehingga SOP bisa diprioritaskan pada tahap yang paling bermasalah.
2. Tentukan tujuan, ruang lingkup, dan PIC
Untuk setiap SOP, tuliskan tujuan, siapa yang terlibat, kapan SOP berlaku, dan siapa penanggung jawabnya. PIC yang jelas membuat setiap langkah punya pemilik, sehingga tidak ada tahap yang dianggap urusan orang lain.
3. Tulis langkah secara singkat dan berurutan
Gunakan kalimat pendek dengan kata kerja di awal, satu tindakan per langkah, dan tambahkan foto atau diagram jika perlu. SOP yang terlalu panjang jarang dibaca, sedangkan langkah yang singkat lebih mudah dihafal dan diperiksa.
4. Tambahkan dokumen, KPI, dan tindakan jika terjadi masalah
Cantumkan formulir atau checklist yang dipakai, indikator keberhasilan, dan apa yang dilakukan jika terjadi kesalahan, misalnya barang tidak sesuai PO. Bagian ini sering terlewat, padahal justru paling dibutuhkan saat keadaan tidak berjalan sesuai rencana.
5. Uji coba, latih tim, lalu tinjau berkala
Jalankan SOP pada satu shift atau satu jenis pesanan, kumpulkan masukan petugas, lalu perbaiki. Setelah dilatih, tinjau SOP secara berkala, terutama ketika jumlah marketplace, produk, atau gudang bertambah.
Cara mengukur kepatuhan SOP gudang
SOP perlu diukur agar bisnis mengetahui apakah prosedur benar-benar dijalankan dan bagian mana yang perlu diperbaiki. Gunakan KPI yang sesuai dengan aktivitasnya, seperti akurasi penerimaan, akurasi lokasi, dan akurasi picking.
- Akurasi penerimaan mengukur kesesuaian barang yang diterima dengan PO. Rumusnya adalah jumlah penerimaan yang sesuai PO dibagi total penerimaan yang diperiksa, lalu dikalikan 100%.
- Akurasi lokasi mengukur kesesuaian lokasi barang di sistem dengan kondisi fisik. Rumusnya adalah jumlah lokasi yang cocok dibagi total lokasi yang diperiksa, lalu dikalikan 100%.
- Akurasi picking mengukur ketepatan barang yang diambil berdasarkan picking list. Rumusnya adalah jumlah baris picking yang benar dibagi total baris picking, lalu dikalikan 100%.
Meski tingkat akurasinya tinggi, perubahan tersebut menunjukkan bahwa kinerja picking tetap perlu dipantau secara berkala.
Bagi bisnis, pengukuran akurasi membantu mengetahui seberapa sering barang yang diambil sesuai dengan picking list. Catat juga jumlah dan jenis kesalahan yang terjadi agar tim dapat menelusuri masalah, misalnya SKU tertukar, jumlah barang tidak sesuai, atau lokasi stok yang keliru.
Gunakan hasil pengukuran untuk menemukan penyebab masalah dan memperbaiki SOP, bukan sekadar menyalahkan petugas. Jika akurasi penerimaan turun, tinjau proses pencocokan PO. Jika akurasi lokasi menurun, periksa pencatatan perpindahan barang. Jika akurasi picking rendah, evaluasi verifikasi SKU, penataan rak, dan urutan pengambilan.
Jalankan SOP gudang lebih konsisten dengan Mekari Desty
SOP tertulis saja belum tentu cukup ketika pesanan datang dari banyak marketplace. Petugas perlu mencatat penerimaan, lokasi, pengambilan, dan retur secara konsisten agar stok di sistem tetap sesuai dengan kondisi fisik.
Mekari Desty hadir sebagai platform omnichannel marketplace yang membantu seller menjalankan SOP gudang dengan alur yang terstandar melalui sistem manajemen gudang dan sistem manajemen order. Berikut fitur yang mendukungnya:
- Penerimaan barang dan purchase order: Catat barang masuk dari supplier berdasarkan PO sehingga stok sistem mengikuti barang yang benar-benar diterima.
- Pengaturan rak dan slot: Atur lokasi penyimpanan per gudang, zona, rak, dan slot, serta transfer antar-gudang agar lokasi barang selalu jelas.
- Pick and pack dipandu pemindaian: Melalui warehouse management system, barang diambil dan dikemas dengan pemindaian, dan stok yang sudah dipesan dicadangkan agar tidak terambil untuk pesanan lain.
- Pencocokan paket dan cetak label massal: Cocokkan paket sebelum diserahkan ke kurir dan cetak label hingga 1.000 pesanan per batch agar batas kirim terpenuhi.
- Stok tersinkron dan retur otomatis: Stok berkurang otomatis setiap ada transaksi di semua marketplace, dan stok kembali otomatis saat retur diproses melalui sistem manajemen inventory.
- Laporan penjualan dan stok: Pantau performa per gudang, toko, dan produk melalui manajemen laporan untuk menilai apakah SOP berjalan baik.
Mekari Desty tidak menerapkan biaya langganan bulanan. Dengan skema pay as you grow, seller cukup top up saldo dan biaya hanya dipotong untuk setiap pesanan yang selesai. Pengelolaan gudang dan pesanan dari semua marketplace pun tetap terjangkau, mengikuti volume penjualan bisnis.
Saatnya jalankan SOP gudang dari semua marketplace lebih rapi dan konsisten bersama Mekari Desty.
References and methodology
Methodology
Methodology
Articles published by Mekari Desty are developed using trusted sources, including official data, company reports, academic research, and insights from industry practitioners. Whenever possible, we refer directly to primary sources before drawing conclusions. Our editorial team reviews and verifies the information to ensure accuracy and relevance. All references are listed so readers can trace each piece of information back to its original source.
Our editorial standards
Our editorial standards
- Primary source first: We consult official product documentation and pricing pages directly, not secondhand summaries or aggregator sites.
- Fact-checking: All product features, pricing, and claims are cross-verified against each platform’s official website at the time of writing.
- No paid placement: Tools are selected based on relevance and fit for Indonesian businesses, not commercial arrangements. Mekari Desty is included as a first-party product and is transparently labeled as such.
- Regular review: Articles are periodically updated to reflect product changes or shifts in market relevance.
