- Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa dari sumber eksternal, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi vendor, untuk memastikan operasional bisnis berjalan efisien.
- Pembelian eksternal rata-rata menyerap hingga 43% dari total biaya perusahaan, sehingga pengelolaan procurement yang kurang baik berdampak besar pada profitabilitas bisnis.
- Untuk bisnis online yang procurement-nya berkaitan dengan pengadaan stok jual kembali, Sistem Manajemen Inventory Mekari Desty membantu memastikan proses restock dilakukan tepat waktu berdasarkan data stok real-time lintas marketplace.
Mengurus penjualan saja tidak cukup jika stok yang dijual justru sering kosong atau datang terlambat dari supplier. Di balik kelancaran operasional itu, ada satu proses penting bernama procurement yang sering luput dari perhatian pelaku bisnis online.
Artikel ini membahas apa itu procurement, bedanya dengan purchasing, tahapan prosesnya, jenis-jenisnya, hingga penerapannya khusus dalam konteks bisnis online.
Simak penjelasan lengkapnya agar Anda bisa mengelola pengadaan stok dan kebutuhan operasional dengan lebih strategis.
Apa itu procurement?
Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa dari sumber eksternal untuk memenuhi kebutuhan operasional maupun strategis suatu bisnis. Proses ini mencakup identifikasi kebutuhan, pencarian dan seleksi vendor, negosiasi kontrak, hingga pengelolaan hubungan dengan supplier secara berkelanjutan.
Berbeda dari sekadar aktivitas belanja, procurement bersifat strategis karena tujuannya bukan hanya mendapatkan barang dengan harga termurah. Prosesnya juga mempertimbangkan kualitas, ketepatan waktu pengiriman, serta keberlanjutan hubungan dengan vendor dalam jangka panjang.
Pada bisnis skala kecil, procurement biasanya dikerjakan oleh satu orang atau bahkan pemilik usaha itu sendiri. Sementara pada perusahaan besar, fungsi ini umumnya dikelola oleh divisi khusus yang dipimpin oleh chief procurement officer.
Perbedaan procurement dan purchasing
Istilah procurement dan purchasing sering dianggap sama, padahal keduanya berada di tahap yang berbeda dalam satu proses pengadaan. Anda bisa melihat perbedaan keduanya, melalui tabel berikut ini:
| Aspek | Procurement | Purchasing |
| Definisi | Dimulai dari analisis kebutuhan bisnis, jauh sebelum transaksi pembelian terjadi. | Dilakukan setelah negosiasi dan persyaratan disepakati. |
| Cakupan | Perencanaan, pemilihan vendor, negosiasi, hingga evaluasi kinerja supplier setelah barang diterima. | Transaksi dan penerimaan barang. |
Tahapan proses procurement
Proses procurement umumnya berjalan melalui beberapa tahapan berikut, meski detail setiap tahap bisa berbeda tergantung skala dan jenis bisnisnya.
1. Identifikasi kebutuhan
Menentukan barang atau jasa apa yang dibutuhkan beserta spesifikasinya, biasanya diajukan oleh divisi terkait dalam bentuk purchase request. Sebaiknya, dicantumkan secara detail dan jelas spesifikasinya, supaya mempermudah saat pencarian vendor.
2. Seleksi vendor
Mencari dan mengevaluasi calon supplier berdasarkan kredibilitas, kualitas, harga, dan rekam jejak, termasuk melalui request for quotation (RFQ) atau request for proposal (RFP). Caranya bisa dengan melihat review penjual sebelumnya yang sudah menggunakan supplier tersebut.
3. Negosiasi kontrak
Menyepakati harga final, jadwal pengiriman, syarat pembayaran, hingga ketentuan garansi bersama vendor terpilih. Pastikan juga pada kontrak tersebut, tercantum hak dan kewajiban kedua pihak.
4. Penerbitan purchase order
Menerbitkan dokumen resmi (PO) yang mencantumkan detail pesanan seperti jumlah, harga, dan jadwal pengiriman. Dokumen ini nantinya diberikan kepada pemasok atau divisi terkait, sebagai bukti transaksi pengadaan resmi.
5. Penerimaan dan verifikasi barang
Memeriksa kesesuaian barang yang diterima dengan PO, termasuk melakukan three-way matching antara PO, invoice, dan bukti penerimaan barang. Tujuannya, untuk menghindari adanya kesalahan saat pengiriman.
6. Pembayaran
Memproses pembayaran ke vendor sesuai syarat yang telah disepakati setelah verifikasi selesai. Sebaiknya, dicantumkan pada saat pembuatan kontrak negosiasi dan kesepakatan.
7. Evaluasi kinerja vendor
Menilai kepatuhan vendor terhadap kontrak serta kualitas barang atau jasa yang diberikan, sebagai dasar keputusan kerja sama berikutnya. Jangan ragu untuk memberikan masukan, kritik atau saran kepada vendor, untuk meningkatkan dan memperbaiki pelayanan.
Jenis-jenis procurement
Procurement dapat dikelompokkan berdasarkan sifat dan objek pengadaannya.
- Direct procurement: Pengadaan bahan baku atau barang yang langsung digunakan dalam proses produksi atau dijual kembali ke konsumen.
- Indirect procurement: Pengadaan barang atau jasa pendukung operasional yang tidak langsung dijual, seperti perlengkapan kantor atau jasa kebersihan.
- Service procurement: Pengadaan jasa seperti konsultasi, jasa hukum, atau jasa periklanan.
- Strategic procurement: Perencanaan pengadaan jangka panjang atau kontrak besar yang membutuhkan prosedur formal dan evaluasi mendalam.
Procurement dalam konteks bisnis online
Bagi bisnis online, terutama yang berjualan lintas marketplace, procurement biasanya lebih berfokus pada pengadaan stok atau barang dagangan untuk dijual kembali (direct procurement), bukan pengadaan skala pabrik atau proyek besar.
Tanpa proses procurement yang rapi, bisnis online rentan menghadapi stok kosong di tengah lonjakan permintaan, keterlambatan restock dari supplier, atau selisih harga beli yang tidak terpantau. Masalah ini semakin terasa ketika bisnis mulai berjualan di banyak channel sekaligus.
Karena itu, digitalisasi proses pengadaan menjadi semakin relevan.
Pembelian eksternal rata-rata menyerap hingga 43% dari total biaya perusahaan, menjadikan procurement salah satu fungsi dengan dampak finansial terbesar bagi bisnis – Bain & Company.
Tren ini juga terlihat dari sisi investasi teknologi.
Organisasi kategori “Digital Masters” kini mengalokasikan hingga 24% anggaran mereka untuk teknologi procurement, hampir dua kali lipat dibanding tahun 2023 – Deloitte.
Dari kedua data tersebut, menjelaskan kalau saat ini banyak perusahaan menyisihkan anggaran khusus untuk procurement, demi untuk kelancaran bisnis.
Bagi bisnis online, penerapan procurement yang efektif umumnya mencakup:
- Menentukan supplier tetap dengan kualitas dan harga yang konsisten untuk menghindari selisih stok.
- Menetapkan batas minimum stok (reorder point) agar proses restock dilakukan sebelum barang benar-benar habis.
- Memantau data penjualan dan stok secara real-time untuk memprediksi kebutuhan pengadaan berikutnya.
- Mendokumentasikan setiap transaksi pembelian untuk memudahkan evaluasi biaya dan kinerja supplier.
Manfaat procurement yang efektif bagi bisnis
Procurement yang dikelola dengan baik memberikan dampak yang lebih luas dari sekadar mendapatkan harga murah. Berikut beberapa manfaat utamanya:
- Menghemat biaya operasional, organisasi procurement kelas dunia mampu memangkas purchasing cost base rata-rata 8-12%, ditambah penghematan tahunan tambahan sebesar 2-3%. – Bain & Company.
- Menjaga kualitas dan konsistensi pasokan, sehingga operasional bisnis tidak terganggu oleh keterlambatan atau kekurangan barang.
- Membangun hubungan jangka panjang dengan vendor terpercaya, yang berdampak pada harga lebih kompetitif dan prioritas layanan saat permintaan tinggi.
- Mengurangi risiko pasokan, seperti keterlambatan pengiriman atau ketergantungan pada satu vendor saja (single point of failure).
- Mempermudah proses audit, karena setiap transaksi pengadaan tercatat rapi mulai dari purchase order hingga bukti penerimaan barang.
- Mendukung pengambilan keputusan berbasis data, karena riwayat harga, kinerja vendor, dan pola pembelian dapat dievaluasi secara berkala untuk perencanaan pengadaan berikutnya.
Kelola Kebutuhan Stok Bisnis Online Anda Lebih Mudah dengan Mekari Desty
Bagi seller yang berjualan di banyak marketplace, memastikan stok selalu tersedia tanpa harus mengecek satu per satu channel penjualan bisa menjadi tantangan tersendiri. Proses restock yang terlambat sering berujung pada kehilangan penjualan, terutama saat permintaan sedang tinggi.
Mekari Desty sebagai aplikasi omnichannel marketplace hadir untuk membantu seller dalam menyatukan pengelolaan stok, produk, dan promosi dari berbagai marketplace dalam satu dashboard.
Karakteristik ini yang membuat Mekari Desty relevan sebagai bagian dari strategi pengadaan stok bisnis online, karena Anda tidak perlu memantau ketersediaan barang secara manual di setiap channel satu per satu.
Berikut fitur utama dari Sistem Manajemen Inventory yang bisa dimanfaatkan:
- Sinkronisasi stok real-time, menjaga data stok tetap konsisten di seluruh marketplace, toko online, maupun toko fisik tanpa update manual satu per satu.
- Perhitungan biaya inventori fleksibel, mendukung metode FIFO dan average agar nilai persediaan tercatat akurat untuk kebutuhan analisis maupun keuangan.
- Stock opname otomatis, mempermudah pencocokan data stok sistem dengan kondisi fisik gudang untuk mendeteksi selisih lebih cepat.
- Riwayat pergerakan stok, mencatat seluruh histori barang masuk dan keluar sebagai dasar evaluasi kebutuhan restock berikutnya.
Saatnya kelola kebutuhan stok bisnis online Anda lebih rapi dan terukur bersama Mekari Desty!
References and methodology
Methodology
Methodology
Articles published by Mekari Desty are developed using trusted sources, including official data, company reports, academic research, and insights from industry practitioners. Whenever possible, we refer directly to primary sources before drawing conclusions. Our editorial team reviews and verifies the information to ensure accuracy and relevance. All references are listed so readers can trace each piece of information back to its original source.
Our editorial standards
Our editorial standards
- Primary source first: We consult official product documentation and pricing pages directly, not secondhand summaries or aggregator sites.
- Fact-checking: All product features, pricing, and claims are cross-verified against each platform’s official website at the time of writing.
- No paid placement: Tools are selected based on relevance and fit for Indonesian businesses, not commercial arrangements. Mekari Desty is included as a first-party product and is transparently labeled as such.
- Regular review: Articles are periodically updated to reflect product changes or shifts in market relevance.
References
References
Bain & Company. “Unearthing the Hidden Treasure of Procurement”
Bain & Company. “A Smarter Approach to Procurement”
Deloitte. “2025 Global Chief Procurement Officer Survey”
