- Penyatuan stok memerlukan pendekatan bertahap melalui audit kesiapan, uji coba pada gerai dengan nilai operasional terbaik, dan pemenuhan ambang batas metrik performa sebelum diperluas ke cabang berikutnya.
- Keberhasilan integrasi omnichannel bertumpu pada akurasi fisik hingga level varian detail (ukuran dan warna), pembatasan kuantitas penjualan online secara konservatif, serta kejelasan pembagian peran tim lapangan, bukan hanya dari kecanggihan perangkat lunak semata.
Keputusan untuk menyatukan stok toko dan marketplace biasanya mudah disetujui. Yang lebih sulit adalah urutannya: toko mana yang dihubungkan lebih dulu, stok apa yang dibuka, dan kapan layanan diperluas.
Salah urutan dan masalah stok yang tadinya tersembunyi di balik proses manual mendadak tampil di depan pelanggan dalam bentuk pesanan batal.
Jika di artikel sebelumnya kami membahas apa yang berubah ketika satu SKU dijual di POS dan marketplace, maka artikel ini melanjutkannya ke pertanyaan berikutnya: bagaimana mengerjakannya.
Kami mewawancarai Anggara Yudha Pratama, E-commerce Manager di Matahari Department Store dengan sekitar 10 tahun pengalaman di fashion retail, lalu menyusun jawabannya yang terbagi menjadi 4 fase roadmap. Simak artikel selengkapnya di bawah ini.
Mengapa Perlu Dilakukan Bertahap, Bukan Sekaligus
Ada tension yang nyata di sini. Jika dilakukan dengan cepat ke semua toko, ini akan membuka penjualan tambahan lebih awal. Namun, rollout bertahap dapat terasa lambat, tetapi menghindari kegagalan massal yang sulit dipulihkan kepercayaannya.
Mereka juga mencatat bahwa catatan stok yang tidak akurat dan SKU yang salah tempat dapat memangkas laba lebih dari 10%.
Artinya, sistem yang sama bisa menghasilkan hasil yang berbeda di tiap toko, dan kesiapan toko tidak bisa diasumsikan seragam.
Survei Global State of the Industry dari Fluent Commerce menunjukkan kondisi serupa di lapangan di mana 58% peritel dan merek D2C memiliki akurasi stok di bawah 80%. Bila stok toko seperti itu langsung dijual lewat marketplace, pembatalan hampir pasti naik.
Roadmap berikut dibagi menjadi empat fase. Berikut keempat fasenya.
Fase 0: Audit Kesiapan Per Toko
Sebelum menghubungkan apa pun, ukur dulu seberapa siap tiap toko. Langkah pertama yang disarankan Anggara adalah memastikan kualitas data dan akurasi stok di toko terlebih dahulu, sekaligus memetakan kesiapan operasionalnya.
Empat dimensi yang bisa dinilai per toko:
- Akurasi stok sampai level SKU, ukuran, dan warna. Jumlah total yang cocok bisa menyembunyikan komposisi varian yang meleset. Bandingkan catatan sistem dengan hitungan fisik pada sampel produk.
- Disiplin pencatatan. Apakah penerimaan barang, pemindahan, retur, dan tukar barang dicatat tepat waktu?
- Kapasitas tim toko. Apakah ada staf yang bisa mencari, memeriksa, dan mengemas pesanan online tanpa mengorbankan pelayanan pelanggan toko?
- Karakter produk. Seberapa cepat perputarannya dan seberapa banyak variannya?
Hasilnya bisa berupa scorecard sederhana dengan tiga kategori: siap, siap bersyarat, dan belum siap. Anggara menekankan bahwa standar tidak perlu seragam.
“Perusahaan tidak harus memperlakukan semua gerai dan semua produk dengan standar operasional yang persis sama,” ujarnya.
Pengawasan bisa berbasis risiko, dengan pemeriksaan lebih sering untuk produk sangat laris atau banyak varian.
Untuk menjaganya, kombinasikan stock opname berkala dengan cycle counting. Struktur kode barang yang rapi, seperti dibahas di artikel tentang SKU, juga memudahkan pemeriksaan sampai level varian.
Baca juga: Software untuk Bisnis Banyak Cabang
Fase 1: Pilot di Toko yang Paling Siap
Setelah audit, pilih satu sampai beberapa toko dengan skor terbaik sebagai pilot, lengkap dengan kategori produk yang jelas. Anggara menggambarkan urutannya.
“Setelah itu, implementasi dapat dimulai secara bertahap di sejumlah toko yang paling siap, dengan indikator keberhasilan yang jelas,” ujarnya.
Yang perlu ditetapkan sebelum pilot berjalan:
1. Stok yang dibuka untuk online
Jangan menyamaratakan satu persentase untuk semua. Pak Anggara mengingatkan bahwa penentuan stok online bergantung pada kecepatan penjualan, ketersediaan ukuran dan warna, akurasi stok toko, dan kemampuan gerai memproses pesanan. Ia menambahkan bahwa permintaan tinggi saja tidak cukup menjadi dasar keputusan jika stok fisiknya sulit dipastikan.
2. Batas awal yang konservatif
Mulai dari porsi kecil dan produk yang perputarannya lebih lambat di toko, lalu perlebar setelah indikator terbukti stabil. Ini rekomendasi kami, bukan angka dari narasumber.
3. Pembagian peran dan jalur eskalasi
Tentukan siapa memverifikasi stok fisik, siapa memantau dampaknya ke pesanan, dan siapa memutuskan koreksi. Menurut Anggara, yang paling penting adalah membangun mekanisme penyelesaian yang jelas, mulai dari identifikasi masalah, verifikasi, koreksi, hingga evaluasi penyebabnya.
4. Durasi pilot
Cukup panjang untuk melewati sedikitnya satu periode promo atau kampanye, karena di situlah jeda sinkronisasi dan rebutan stok paling terasa. Ini juga rekomendasi kami.
Menurut Anggara, tujuan pilot adalah untuk memaksimalkan peluang penjualan tambahan, tanpa mengorbankan ketersediaan produk untuk pelanggan toko atau meningkatkan pembatalan pesanan.
Untuk pemahaman dasar tentang bagaimana kanal online dan offline saling terhubung, lihat juga artikel tentang omnichannel retail.
Baca juga: Apa Itu Overselling
Fase 2: Stabilisasi dan Pengukuran
Selama pilot berjalan, ukur hasilnya dengan beberapa indikator sekaligus.
“Keberhasilan penyatuan stok harus dilihat dari beberapa indikator sekaligus karena satu metrik saja tidak cukup menggambarkan kondisi operasional secara menyeluruh,” ujar Anggara.
Indikator yang ia pantau dan bisa Anda jadikan panduan adalah sebagai berikut:
- Akurasi stok fisik pada level SKU, ukuran, dan warna.
- Tingkat pembatalan akibat stok yang ternyata tidak tersedia.
- Tingkat pemenuhan pesanan dan ketepatan waktu.
- Penjualan dari stok toko, dibandingkan dengan biaya pemenuhan, pembatalan, dan beban kerja toko.
Akurasi yang tinggi saat stok opname saja tidak cukup. Menurutnya, tujuan akhirnya bukan hanya mendapatkan angka akurasi yang tinggi saat stok opname, tetapi juga menjaga agar informasi stok tetap dapat diandalkan sepanjang aktivitas penjualan berlangsung.
Adakan review mingguan dengan tim toko, e-commerce, dan sistem. Untuk setiap kasus pembatalan, telusuri akar masalahnya (pencatatan penerimaan, penjualan, retur, pemindahan, atau sinkronisasi), bukan hanya menyelesaikan pesanan.
Fase 3: Kriteria Rollout ke Toko Berikutnya
Perluasan sebaiknya dilakukan berdasarkan kriteria, bukan berdasarkan jadwal. Anda dapat menyusun gate sederhana yang harus dipenuhi pilot sebelum toko baru ditambahkan, misalnya:
- Akurasi stok pilot stabil dan berada di atas ambang yang Anda tetapkan.
- Pembatalan karena stok kosong turun dan tetap rendah, termasuk saat promo.
- Pemenuhan pesanan memenuhi target waktu yang dijanjikan.
- Tim toko memahami alur pesanan, retur, dan eskalasi tanpa pendampingan terus-menerus.
- Biaya pemenuhan tidak menggerus manfaat penjualan tambahan.
Urutan toko berikutnya mengikuti skor kesiapan dari Fase 0. Setelah rollout pun, model stok perlu ditinjau berkala.
Menurut Anggara, model tersebut perlu ditinjau ulang ketika pola permintaan berubah, tingkat pembatalan meningkat, akurasi stok menurun, atau biaya pemenuhan pesanan mulai mengurangi manfaat penjualan tambahan yang dihasilkan.
Setelah Dasar Stabil: BOPIS dan Ship-From-Store
Layanan seperti BOPIS dan pengiriman dari toko sebaiknya baru ditambahkan setelah fase di atas stabil.
“Tujuannya bukan menawarkan layanan di semua toko, melainkan memastikan layanan yang ditawarkan benar-benar dapat dipenuhi,” ujar Anggara.
Baca juga: Aplikasi POS Terbaik untuk Bisnis Retail
Sistem Apa yang Mendukung tiap fase
Roadmap ini bisa dijalankan dengan spreadsheet dan disiplin proses untuk bisnis yang masih sangat kecil.
Begitu jumlah outlet, SKU, dan channel bertambah, tim biasanya membutuhkan sistem yang menghubungkan kasir toko dengan marketplace. Berikut fitur Mekari Desty dan Mekari POS yang relevan untuk tiap fase.
Mekari Desty dan Mekari POS dapat saling terintegrasi. Mekari POS (sebelumnya dikenal sebagai Desty POS) terhubung dengan Mekari Desty Omnichannel, sehingga pesanan dan inventaris dari penjualan di toko dan di marketplace disinkronkan dalam satu ekosistem. Transaksi di kasir dan pesanan marketplace tidak lagi dicatat di dua tempat terpisah.
- Fase 0 (audit): Mekari Desty Omnichannel menampilkan stok produk dari berbagai channel di satu dashboard, sehingga selisih antara channel lebih mudah dilihat sebelum pilot dimulai. Master Product membantu merapikan data produk dan varian dengan satu input yang berlaku di semua channel.
- Fase 1 (pilot): Mekari POS di toko pilot terhubung ke Mekari Desty, sehingga penjualan di kasir dan pesanan online berbagi data inventaris. Anda bisa memulai dari satu outlet dan menambah outlet lain secara bertahap. Manajemen multi-gudang membantu memisahkan stok per lokasi.
- Fase 2 (stabilisasi): pesanan dari toko dan marketplace dapat dikelola dari dashboard terpusat, dilengkapi laporan penjualan untuk memantau hasil pilot.
- Fase 3 (rollout): fitur Headquarter di Mekari POS memungkinkan pengaturan produk dan harga seluruh outlet secara terpusat, sehingga standar operasional lebih mudah diseragamkan saat toko bertambah. Integrasi dengan Mekari Jurnal membantu pencatatan transaksi penjualan ke akuntansi tanpa input manual.
Sistem membantu menjalankan aturan, tetapi aturannya tetap perlu Anda tetapkan: stok mana yang dibuka, ambang kesiapan, dan jalur eskalasi. Karena itu, tentukan dulu hasil Fase 0 dan kriteria pilot, baru pilih konfigurasi sistemnya.
Ingin melihat bagaimana Mekari Desty bekerja untuk skenario retail multi-outlet Anda? Jadwalkan demo atau konsultasi dengan tim Mekari Desty dan bawa hasil audit kesiapan toko Anda sebagai bahan diskusi.
Checklist kesiapan rollout
- Setiap toko sudah diaudit dan masuk kategori siap, siap bersyarat, atau belum siap.
- Pilot dimulai di toko paling siap dengan kategori produk yang jelas.
- Stok yang dibuka untuk online ditentukan berdasarkan kecepatan jual, varian, akurasi, dan kapasitas toko.
- Pembagian peran dan jalur eskalasi antara tim toko, e-commerce, dan sistem sudah disepakati.
- Indikator (akurasi, pembatalan, pemenuhan pesanan, biaya) dan jadwal review mingguan sudah ditetapkan.
- Kriteria rollout ke toko berikutnya sudah tertulis sebelum pilot dimulai.
- BOPIS dan ship-from-store ditunda sampai dasar stok stabil.
Kesimpulan
Menyatukan stok toko dan marketplace lebih mirip program perubahan bertahap daripada peluncuran sistem.
Audit kesiapan, pilot di toko paling siap, ukuran keberhasilan yang jujur, dan kriteria rollout yang tertulis membantu Anda tumbuh di banyak channel tanpa mengorbankan kepercayaan pelanggan.
Teknologi mempercepat arus data, sedangkan kesiapan di tiap toko menentukan apakah arus data itu bisa dipercaya.
Referensi
Raman, A., DeHoratius, N., dan Ton, Z. (2001). Execution: The Missing Link in Retail Operations. California Management Review. cmr.berkeley.edu
DeHoratius, N., dan Raman, A. (2008). Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis. Management Science. doi.org/10.1287/mnsc.1070.0789
Fluent Commerce, survei Global State of the Industry, diberitakan Retail Customer Experience. retailcustomerexperience.com
Forrester (2024). Avoid Customer Dismay! Benchmark Your Store Fulfillment Initiatives. forrester.com
