- Integrasi data antara kasir dan marketplace hanya akan efektif jika didukung oleh disiplin staf dalam mencatat penerimaan, penataan barang, dan retur, serta akurasi pemeriksaan stok fisik hingga tingkat ukuran dan warna.
- Menjual seluruh persediaan cabang ke kanal online sekaligus berisiko memicu pembatalan pesanan; pembukaan akses stok online perlu disesuaikan dengan kesiapan operasional gerai, kecepatan penjualan produk, dan penggunaan mekanisme pengaman seperti buffer stock.
Bayangkan jika ada seorang pembeli yang memesan jaket di marketplace. Sepuluh menit sebelumnya, ukuran terakhir jaket itu sudah dibeli oleh pelanggan di toko. Sementara itu, sistem belum tahu, sehingga pesanan online tetap masuk. Kemudian, tim toko mencari barang yang tidak ada dan pesanan akhirnya dibatalkan.
Kejadian seperti ini bukan sekadar bug. Ini merupakan konsekuensi wajar ketika satu SKU dijual di dua tempat yang mencatat stok dengan cara dan kecepatan berbeda.
Penelitian DeHoratius dan Raman yang dimuat di Management Science meneliti hampir 370.000 catatan stok dari 37 toko milik satu peritel, dan menemukan sekitar 65% catatannya tidak akurat. Saat stok toko mulai dijual online, ketidakakuratan seperti ini langsung terlihat oleh pelanggan.
Untuk membahas apa yang sebenarnya berubah ketika stok toko dan marketplace disatukan, kami berbincang dengan Anggara Yudha Pratama, E-commerce Manager di Matahari Department Store, yang punya sekitar 10 tahun pengalaman di fashion retail. Simak artikel lengkapnya berikut ini.
Apa yang Berubah saat Satu SKU Dijual di Dua Tempat
Sebelum disatukan, toko fisik dan kanal online seperti dua bisnis yang berjalan berdampingan. Setelah stok toko dipakai untuk memenuhi pesanan online, keduanya berbagi satu sumber daya yang sama.
Menurut Anggara, di titik inilah pengelolaan stok tidak bisa lagi dipandang sebagai dua aktivitas terpisah.
“Stok bukan hanya harus tersedia secara fisik, tetapi juga harus tercatat dengan akurat dan bisa diakses oleh kanal penjualan yang berbeda,” ujar Anggara
Tantangannya semakin terasa di fashion karena satu model produk bisa punya banyak kombinasi ukuran dan warna. Total stok yang benar belum menjamin komposisi ukuran dan warnanya benar.
“Barang yang terlihat tersedia di sistem belum tentu masih tersedia secara fisik di lokasi penyimpanan, karena bisa saja sedang dalam proses penjualan, pemindahan, atau belum diperbarui pencatatannya,” tambahnya.
Bagi pelanggan, pembatalan seperti ini mengikis kepercayaan terhadap informasi stok yang ditampilkan, sesuatu yang juga ditekankan oleh Anggara.
Bagi bisnis yang sedang bergerak menuju omnichannel, pelajarannya jelas: membuka lebih banyak kanal penjualan belum tentu berarti operasional lebih siap.
Mengapa Stok POS dan Marketplace Tidak Pernah Benar-benar Sama
POS di toko dan marketplace memperbarui stok dengan siklus yang berbeda. Selalu ada jeda antara transaksi di kasir dan perubahan stok yang terlihat oleh pembeli online.
“Jika informasi penjualan dari POS belum tercermin di marketplace, pelanggan online masih berpotensi melakukan pemesanan meskipun stok fisiknya sudah habis,” ujar Anggara
Risikonya membesar saat kampanye atau promo besar, ketika transaksi datang lebih cepat dan stok berubah lebih sering. Produk laris dengan variasi ukuran terbatas menjadi yang paling rentan terkena overselling.
Menurut Anggara, jawabannya tidak bisa hanya dari sisi sistem. Dari sisi sistem, frekuensi sinkronisasi perlu dioptimalkan agar perubahan stok diteruskan secepat mungkin.
Sementara itu dari sisi operasional, ada beberapa kontrol yang bisa dipakai:
- Buffer stok untuk produk tertentu.
- Pembatasan kuantitas yang ditawarkan secara online.
- Pemantauan produk berisiko tinggi selama kampanye.
- Mekanisme eskalasi ketika stok habis atau pesanan berpotensi gagal dipenuhi.
Ia mengingatkan bahwa kecepatan bukan satu-satunya ukuran.
“Pada akhirnya, yang perlu diperhatikan bukan hanya seberapa cepat sistem memperbarui stok, tetapi juga apakah mekanisme tersebut cukup andal untuk mengikuti kecepatan transaksi di seluruh kanal penjualan,” ujar Anggara.
Baca juga: Omnichannel untuk Bisnis Fashion
Tiga Model Stok: Terpusat, Per Cabang, atau Hybrid
Ada tiga pendekatan yang umum dipakai, masing-masing dengan trade-off sendiri:
- Stok terpusat. Seluruh stok dilihat dan dialokasikan sebagai satu kumpulan. Visibilitas penuh, tetapi risiko rebutan stok antara toko dan online lebih besar bila aturannya belum matang.
- Stok per cabang. Setiap toko mengelola stoknya sendiri. Lebih sederhana, tetapi stok di cabang yang sepi bisa menganggur padahal ada pembeli online yang mencarinya.
- Hybrid. Stok terlihat secara menyeluruh, tetapi hanya sebagian yang dibuka untuk pesanan online.
Anggara cenderung melihat model hybrid sebagai pendekatan yang menarik karena memisahkan dua keputusan yang sering dicampur.
“Ada perbedaan antara mengetahui stok yang tersedia dan memutuskan stok mana yang layak ditawarkan kepada pelanggan online,” ujar Anggara.
Ia menambahkan bahwa perusahaan tidak harus memilih antara visibilitas penuh dan kemudahan operasional.
“Visibilitas dapat dibuat seluas mungkin, sementara akses terhadap stok untuk pemenuhan pesanan diatur berdasarkan karakteristik produk dan kesiapan masing-masing toko,” Anggara.
Untuk menentukan stok toko mana yang boleh dijual online, ia mempertimbangkan empat hal:
- Kecepatan penjualan produk. Produk yang sangat laris di toko lebih berisiko habis sebelum pesanan online diproses. Produk yang bergerak lebih lambat di satu gerai justru punya peluang lebih besar dijual online.
- Ketersediaan ukuran dan warna. Stok yang tersisa sedikit dan terbatas variannya perlu dikelola lebih hati-hati.
- Akurasi stok toko. Gerai yang sering mengalami selisih sebaiknya dibatasi stok onlinenya sampai kondisinya lebih andal.
- Kemampuan gerai memproses pesanan. Termasuk jumlah staf, kecepatan mencari barang, dan proses pengemasan.
Menurut Anggara, aturan ini perlu ditinjau ulang ketika pola permintaan berubah, pembatalan meningkat, akurasi stok menurun, atau biaya pemenuhan mulai menggerus manfaat penjualan tambahan.
Bagi bisnis dengan banyak outlet, memilih software untuk bisnis banyak cabang yang bisa mengatur aturan semacam ini menjadi bagian penting dari keputusan.
Di Toko: Akurasi Stok Menjadi Fondasi
Ketika stok toko ikut dijual online, peran tim toko meluas. Mereka tidak hanya melayani pelanggan yang datang langsung, tetapi juga menjaga agar persediaan siap mendukung kanal online.
Menurut Anggara, itu berarti disiplin lebih tinggi di tiga proses:
- Penerimaan barang: jumlah dan varian harus dicatat dengan benar.
- Penataan dan pemindahan: lokasi barang harus jelas agar mudah ditemukan saat pesanan masuk.
- Retur dan tukar barang: statusnya harus diproses tepat supaya stok tidak keliru.
Tantangan terbesarnya, menurut ia, bukan menambah prosedur, melainkan memastikan prosedur dijalankan konsisten di tengah aktivitas toko yang sudah padat.
“Pada akhirnya, keberhasilan omnichannel tidak hanya ditentukan oleh kecanggihan sistem atau banyaknya kanal penjualan. Kualitas eksekusi di tingkat toko tetap menjadi fondasi, karena data stok yang akurat hanya dapat dipertahankan jika proses fisik dan pencatatannya berjalan dengan benar,” ujarnya.
Untuk menjaga akurasi, ia menyarankan kombinasi stock opname berkala dengan cycle counting, yaitu pemeriksaan sebagian stok secara rutin berdasarkan kategori, lokasi, atau tingkat risiko.
Pemeriksaan di fashion sebaiknya sampai level SKU, termasuk ukuran dan warna, karena jumlah total yang cocok bisa menyembunyikan komposisi yang meleset. Pengawasan juga bisa dibuat berbasis risiko: lebih sering untuk produk sangat laris, banyak varian, atau sering bermasalah.
Penelitian DeHoratius dan Raman tadi sejalan dengan pendekatan ini. Mereka menemukan bahwa praktik audit stok membantu menekan ketidakakuratan, sedangkan kompleksitas lingkungan toko dan struktur distribusi justru memperburuknya.
Retur dan Tukar Barang Lintas Channel
Retur menjadi lebih rumit ketika pelanggan bisa membeli online lalu mengembalikan di toko.
Datanya dari pasar Amerika Serikat, tetapi arahnya relevan: kanal online menghasilkan lebih banyak retur, sehingga prosesnya perlu siap sebelum volumenya naik.
Anggara melihat bahwa menerima barang hanyalah awal.
“Tantangan retur lintas channel bukan hanya menerima barang dari pelanggan, tetapi memastikan seluruh proses setelah retur tercatat dengan benar,” Anggara.
Dari sisi stok, barang retur diperiksa dulu, mulai dari kondisi fisik, label, hingga kesesuaian SKU, terutama ukuran dan warna.
Barang yang masih layak jual baru dikembalikan ke stok tersedia, sedangkan barang rusak atau yang belum selesai diperiksa tidak langsung ditawarkan kembali secara online.
Dari sisi keuangan, refund atau penukaran harus sesuai metode pembayaran dan kebijakan, dan pencatatannya perlu terhubung dengan stok agar tidak muncul selisih antara stok fisik, stok sistem, dan nilai penjualan.
Tim toko pun perlu tahu kapan menyelesaikan transaksi sendiri dan kapan harus eskalasi.
BOPIS dan Ship-From-Store: Hanya untuk Toko yang Siap
BOPIS dan pengiriman dari toko membantu memanfaatkan stok yang tersebar, tetapi menambah beban di gerai.
Menurut Anggara, layanan ini sebaiknya hanya diterapkan pada toko dengan akurasi stok memadai, sistem yang mampu mengamankan alokasi stok, dan kapasitas operasional yang cukup, lengkap dengan standar waktu pemrosesan dan pemantauan pembatalan.
Saat toko ramai, stok sangat terbatas, atau tim tidak mampu memenuhi SLA, layanan dibatasi pada produk atau periode tertentu. Tujuannya bukan hadir di semua toko, tetapi memastikan layanan yang ditawarkan benar-benar bisa dipenuhi.
Baca juga: Software Inventory Bisnis Retail Terbaik
Siapa yang Bertanggung Jawab saat Data Stok Bermasalah?
Pembagian tanggung jawab, kata Pak Anggara, sebaiknya mengikuti sumber masalah dan kewenangan masing-masing fungsi, bukan siapa yang pertama menemukan selisih.
- Tim toko memverifikasi kondisi fisik barang, menelusuri lokasi produk, dan memeriksa transaksi serta pergerakan persediaan di gerai.
- Tim e-commerce memantau dampaknya ke pesanan online, memastikan status produk di kanal penjualan ditangani, dan berkoordinasi bila pesanan berisiko gagal dipenuhi.
- Tim sistem dilibatkan bila akar masalahnya ada di sinkronisasi atau integrasi data.
Urutannya: verifikasi jumlah fisik dan telusuri riwayat pergerakan barang, identifikasi penyebabnya (penerimaan, penjualan, retur, perpindahan, atau integrasi), lalu koreksi sesuai kewenangan.
Selama penelusuran berjalan, stok atau produk yang berisiko dikendalikan agar tidak terus menghasilkan pesanan yang tidak bisa dipenuhi. Setelah itu, penyebabnya dievaluasi agar tidak berulang.
Jalur eskalasi yang jelas menjadi kunci, supaya tim tidak hanya menyelesaikan satu kasus tetapi juga mengurangi kemungkinan kasus serupa.
Kesalahan Umum dan Quick Wins
Kesalahan paling mahal yang ia lihat adalah langsung membuka seluruh stok toko untuk penjualan online begitu sistem terhubung, padahal akurasi stok dan kesiapan operasional tiap toko belum teruji.
Dampaknya bukan hanya pembatalan pesanan: ada biaya penanganan, kekecewaan pelanggan, pekerjaan rekonsiliasi, dan hilangnya kepercayaan tim terhadap sistem stok. Bila terus berulang, tim kembali mengecek manual dan manfaat integrasi tidak tercapai.
“Teknologi memang penting, tetapi kualitas eksekusi di lapangan yang menentukan apakah integrasi benar-benar memberikan hasil,” ujar Anggara.
Lima langkah yang bisa dimulai lebih dulu:
- Mulai dari toko yang paling siap, bukan dari semua toko sekaligus, dengan indikator keberhasilan yang jelas.
- Hitung stok sampai level SKU, ukuran, dan warna, bukan hanya total unit.
- Pasang kontrol untuk produk laris: buffer stok dan batas kuantitas online.
- Periksa barang retur sebelum masuk kembali ke stok tersedia.
- Tetapkan jalur eskalasi dan pembagian peran antara tim toko, e-commerce, dan sistem.
Untuk mengukur hasilnya, Anggara menggabungkan beberapa indikator: akurasi stok fisik, tingkat pembatalan akibat stok kosong, serta tingkat pemenuhan pesanan dan ketepatan waktu. Jika harus memilih dua yang paling jujur, ia memilih akurasi dan pemenuhan pesanan.
“Akurasi menunjukkan apakah data stok dapat dipercaya, sedangkan pemenuhan pesanan menunjukkan apakah kepercayaan tersebut menghasilkan layanan yang benar-benar berjalan,” tambahnya.
Checklist Kesiapan Sebelum Membuka Stok Toko untuk Penjualan Online
- Akurasi stok toko sudah diukur sampai level SKU, ukuran, dan warna.
- Ada aturan jelas stok mana yang boleh dijual online per toko dan per kategori.
- Siklus sinkronisasi antara POS dan marketplace sudah diketahui, termasuk risikonya saat kampanye.
- Produk berisiko tinggi punya buffer stok atau batas kuantitas.
- Alur retur lintas channel dan pencatatannya sudah dipahami tim toko.
- Pembagian peran dan jalur eskalasi antara tim toko, e-commerce, dan sistem sudah ditetapkan.
- Indikator keberhasilan dan jadwal evaluasi sudah disepakati.
Kesimpulan
Menyatukan stok toko dan marketplace pada dasarnya bukan proyek teknologi, melainkan perubahan cara kerja.
Sistem membantu mempercepat arus data, tetapi akurasi di rak, disiplin pencatatan, dan pembagian tanggung jawab yang jelas menentukan apakah stok yang tampil di layar benar-benar ada.
Praktik yang dibagikan Anggara bisa dipakai sebagai kerangka awal: buka stok bertahap, atur berdasarkan kesiapan, dan ukur dengan indikator yang jujur.
Bagi bisnis yang ingin mengelola stok dan pesanan dari banyak kanal dalam satu tempat, Mekari Desty hadir sebagai platform omnichannel marketplace yang membantu Anda mengelola stok di seluruh kanal penjualan secara otomatis.
Dengan fitur Manajemen Inventory, Anda dapat mengelola stok secara terupsat yang otomatis tersinkronisasi antara gudang dengan marketplace.
Mekari Desty menggunakan skema pay as you grow tanpa biaya langganan bulanan. Seller cukup melakukan top up saldo, lalu biaya dipotong sesuai jumlah pesanan yang selesai. Dengan begitu, pengelolaan produk di semua marketplace tetap terjangkau sejak toko baru mulai berkembang.
Pastikan stok penjualan selalu akurat dengan sinkronisasi otomatis dari gudang hingga marketplace bersama Mekari Desty.
Referensi:
DeHoratius, N., dan Raman, A. (2008). Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis. Management Science. doi.org/10.1287/mnsc.1070.0789
Fluent Commerce, survei Global State of the Industry, diberitakan Retail Customer Experience. retailcustomerexperience.com
Forrester (2024). Avoid Customer Dismay! Benchmark Your Store Fulfillment Initiatives. forrester.com
NRF dan Happy Returns (2025). 2025 Retail Returns Landscape, diberitakan Just Style. just-style.com
