- Pre-order adalah sistem penjualan ketika pembeli melakukan pemesanan sebelum produk tersedia atau selesai diproduksi, memungkinkan penjual mengetahui perkiraan jumlah yang perlu disiapkan sebelum proses produksi.
- Salah satu tantangan terbesar dalam menjalankan sistem pre-order adalah pencatatan pesanan yang rapi, karena kesalahan dalam mencatat nama pembeli, varian produk, jumlah.
- Mekari Desty adalah software omnichannel marketplace yang memudahkan seller mengelola pesanan pre-order dari berbagai marketplace dalam satu dashboard terpusat, sehingga setiap pesanan tercatat lengkap dan dapat dipantau statusnya tanpa risiko terlewat atau tertukar.
Pre-order adalah sistem penjualan ketika pembeli melakukan pemesanan sebelum produk tersedia atau selesai diproduksi. Setelah pesanan terkumpul, penjual kemudian menyiapkan barang dan mengirimkannya sesuai estimasi yang telah ditentukan.
Sistem ini banyak digunakan untuk produk custom, edisi terbatas, atau barang yang membutuhkan waktu produksi dan pengadaan. Lalu, bagaimana cara kerja pre-order dan apa bedanya dengan open order? Berikut penjelasannya.
Apa itu pre-order dalam jual beli online?
Pre-order adalah sistem penjualan ketika pembeli melakukan pemesanan sebelum produk tersedia atau selesai diproduksi. Setelah pesanan terkumpul, penjual kemudian menyiapkan barang sesuai jumlah yang dipesan dan mengirimkannya berdasarkan waktu yang telah ditentukan.
Berbeda dengan sistem ready stock, produk pada sistem pre-order belum tersedia untuk langsung dikirim ketika pembeli melakukan transaksi. Karena itu, terdapat jeda waktu antara pembayaran atau pemesanan dengan penerimaan barang.
Sebagai contoh, sebuah toko pakaian membuka pre-order jaket selama 7 hari. Pembeli yang memesan dalam periode tersebut melakukan pembayaran terlebih dahulu. Setelah periode pre-order berakhir, penjual mengumpulkan seluruh pesanan untuk diproduksi. Jaket kemudian dikirim setelah proses produksi selesai.
Sistem ini membuat penjual dapat mengetahui perkiraan jumlah produk yang perlu disiapkan sebelum proses produksi dilakukan.
Bagaimana cara kerja sistem pre-order?
Sistem pre-order umumnya memiliki alur yang berbeda dari penjualan produk ready stock. Pembeli perlu menunggu sampai proses produksi atau pengadaan selesai sebelum barang dikirim.
Berikut tahapan yang biasanya dilakukan:
1. Penjual membuka periode pre-order
Penjual menentukan produk yang akan ditawarkan, jumlah atau kuota pesanan, harga, serta periode pre-order. Informasi mengenai estimasi produksi dan pengiriman juga perlu dicantumkan agar pembeli mengetahui kapan barang diperkirakan diterima.
2. Pembeli melakukan pemesanan
Selama periode pre-order berlangsung, pembeli dapat memesan produk sesuai ketentuan yang ditetapkan. Pada tahap ini, produk belum tentu tersedia secara fisik karena masih menunggu proses produksi atau pengadaan.
3. Pembeli melakukan pembayaran
Penjual dapat menetapkan pembayaran penuh atau uang muka, tergantung kebijakan bisnis. Ketentuan pembayaran sebaiknya dijelaskan sejak awal, termasuk batas waktu pelunasan jika pembeli hanya membayar DP.
4. Penjual memproses produksi atau pengadaan
Setelah pesanan terkumpul, penjual mulai memproduksi atau mengadakan barang sesuai jumlah yang dipesan. Durasi proses ini bergantung pada jenis produk dan kapasitas produksi.
5. Produk dikirim kepada pembeli
Setelah barang selesai diproduksi atau tersedia, penjual melakukan pengecekan dan mengirimkan pesanan. Estimasi pengiriman sebaiknya sudah diinformasikan sejak awal agar pembeli dapat memperkirakan waktu penerimaan barang.
Perbedaan pre-order, open order, dan backorder
Ketiga istilah ini sama-sama berkaitan dengan proses pemesanan, tetapi kondisi produk dan waktu pengirimannya berbeda. Memahami perbedaannya penting agar penjual tidak memberikan informasi ketersediaan produk yang membingungkan pembeli.
| Aspek | Pre-Order | Open Order | Backorder |
| Kondisi produk | Belum tersedia atau belum selesai diproduksi | Sudah tersedia atau ready stock | Produk sedang kosong, tetapi pesanan tetap diterima |
| Waktu pemesanan | Sebelum produk tersedia | Saat produk tersedia | Saat stok sedang habis |
| Proses setelah pesanan | Produk diproduksi atau disiapkan terlebih dahulu | Pesanan langsung diproses | Menunggu stok tersedia kembali |
| Waktu pengiriman | Sesuai estimasi produksi atau pengadaan | Relatif lebih cepat | Setelah produk kembali tersedia |
| Tujuan utama | Menyiapkan produk berdasarkan permintaan | Menjual stok yang tersedia | Tetap menerima permintaan meski stok sementara kosong |
Apa bedanya pre-order dengan open po?
Pre-order dan open PO pada dasarnya merujuk pada konsep yang sama, yaitu periode ketika penjual membuka pemesanan untuk produk yang belum tersedia atau belum siap dikirim.
Istilah open PO lebih menekankan bahwa periode pemesanan sedang dibuka. Misalnya, penjual mengatakan “Open PO sampai 30 September”, artinya pembeli masih dapat melakukan pemesanan hingga tanggal tersebut.
Sementara itu, istilah pre-order lebih menjelaskan sistem penjualannya, yaitu pembeli memesan terlebih dahulu sebelum produk tersedia. Jadi, open PO dapat dipahami sebagai kondisi ketika penjual sedang membuka periode pre-order.
Kelebihan sistem pre-order bagi seller
Pre-order dapat membantu bisnis mengatur produksi dan persediaan berdasarkan permintaan yang sudah masuk, beberapa manfaatnya diantaranya yaitu:
1. Mengurangi risiko stok menumpuk
Penjual dapat menggunakan jumlah pesanan yang masuk sebagai acuan untuk menentukan jumlah produk yang perlu dibuat atau disiapkan. Dengan begitu, produksi tidak sepenuhnya dilakukan berdasarkan perkiraan permintaan.
2. Membantu mengatur modal produksi
Pada sistem tertentu, pembayaran dari pembeli dapat digunakan untuk membantu membiayai proses produksi atau pengadaan. Hal ini dapat mengurangi kebutuhan modal awal dibandingkan jika penjual harus menyiapkan seluruh stok sebelum produk ditawarkan.
3. Memudahkan perencanaan produksi
Jumlah pesanan yang terkumpul memberikan gambaran mengenai tingkat permintaan terhadap produk. Informasi tersebut dapat digunakan untuk menentukan jumlah produksi dan kebutuhan bahan baku.
4. Cocok untuk produk khusus atau terbatas
Pre-order dapat digunakan untuk produk custom, edisi terbatas, produk musiman, atau barang yang baru akan diproduksi setelah jumlah permintaannya diketahui.
Kekurangan sistem pre-order bagi seller
Meskipun dapat membantu mengurangi risiko stok, pre-order juga memiliki tantangan yang perlu diperhatikan, terutama karena pembeli harus menunggu lebih lama.
1. Membutuhkan pengelolaan waktu yang akurat
Penjual harus memperkirakan durasi produksi, pengadaan, hingga pengiriman dengan realistis. Keterlambatan pada salah satu tahap dapat membuat waktu penerimaan barang ikut mundur.
2. Berisiko menimbulkan komplain
Pembeli mungkin merasa kecewa jika produk tidak selesai atau dikirim sesuai estimasi yang telah diberikan. Karena itu, penjual perlu memberikan informasi yang jelas dan memperbarui pelanggan jika terdapat perubahan jadwal.
3. Membutuhkan pencatatan pesanan yang rapi
Semakin banyak pesanan yang masuk, semakin penting pencatatan berdasarkan nama pembeli, varian produk, jumlah, pembayaran, dan status pesanan. Kesalahan pencatatan dapat menyebabkan produk yang diterima pembeli tidak sesuai pesanannya.
Kapan sistem pre-order cocok digunakan?
Pre-order tidak hanya digunakan untuk produk yang belum selesai diproduksi. Sistem ini juga dapat menjadi pilihan ketika bisnis perlu menyesuaikan jumlah produk dengan permintaan pelanggan.
1. Produk membutuhkan waktu produksi
Pre-order cocok untuk produk yang membutuhkan waktu sebelum siap dikirim, seperti pakaian, furnitur, merchandise, atau produk custom. Penjual dapat mengumpulkan pesanan terlebih dahulu sebelum memulai proses produksi.
2. Jumlah permintaan belum dapat diprediksi
Jika penjual belum mengetahui seberapa besar minat pelanggan terhadap suatu produk, pre-order dapat membantu memberikan gambaran permintaan. Jumlah pesanan yang masuk dapat menjadi pertimbangan dalam menentukan jumlah produk yang perlu dibuat.
3. Produk bersifat musiman atau edisi terbatas
Produk yang hanya dijual pada periode tertentu atau dalam jumlah terbatas juga dapat menggunakan sistem pre-order. Penjual dapat menyesuaikan jumlah produksi dengan periode penjualan sehingga persediaan tidak perlu disiapkan terlalu banyak sejak awal.
4. Produk membutuhkan waktu pengadaan dari pemasok
Pre-order dapat digunakan ketika produk harus didatangkan dari pemasok dan membutuhkan waktu pengadaan tertentu. Penjual dapat mengumpulkan pesanan terlebih dahulu sebelum melakukan pembelian kepada pemasok.
5. Bisnis ingin menguji minat pasar
Pre-order juga dapat digunakan untuk mengetahui respons pelanggan terhadap produk baru sebelum diproduksi dalam jumlah besar. Jika jumlah pemesanan menunjukkan minat yang cukup, penjual dapat menggunakan informasi tersebut sebagai pertimbangan untuk produksi atau penjualan berikutnya.
Cara menerapkan pre-order agar pesanan tetap terkelola
Agar sistem pre-order tidak menimbulkan kebingungan, penjual perlu menetapkan aturan yang jelas sejak awal.
1. Tentukan periode pre-order
Tetapkan tanggal pembukaan dan penutupan pre-order agar penjual dapat mengetahui kapan pesanan mulai dikumpulkan dan kapan proses produksi dapat dimulai.
2. Cantumkan estimasi produksi dan pengiriman
Informasikan perkiraan waktu yang dibutuhkan sejak pre-order ditutup hingga produk dikirim. Hindari memberikan estimasi yang terlalu singkat jika proses produksi masih memiliki banyak tahapan.
3. Jelaskan ketentuan pembayaran
Sampaikan apakah pembeli harus membayar penuh atau cukup memberikan DP. Jika terdapat batas waktu pelunasan, cantumkan juga tanggal dan konsekuensinya jika pembayaran tidak dilakukan.
4. Catat setiap pesanan secara terstruktur
Gunakan sistem pencatatan yang dapat menyimpan detail pesanan, seperti nama pelanggan, produk, varian, jumlah, nominal pembayaran, serta status produksi dan pengiriman. Pencatatan yang rapi membantu mengurangi risiko pesanan tertukar atau terlewat.
5. Berikan update jika terjadi perubahan
Jika produksi atau pengiriman mengalami keterlambatan, segera informasikan kepada pembeli. Komunikasi yang jelas membantu pelanggan mengetahui kondisi pesanannya dan memahami perubahan dari estimasi awal.
Contoh pre-order dalam bisnis online
Misalnya, sebuah bisnis makanan ingin menjual hampers khusus untuk periode Natal. Produk tersebut tidak diproduksi dalam jumlah besar sebelum mengetahui jumlah permintaan.
Penjual kemudian membuka pre-order selama 10 hari. Selama periode tersebut, pelanggan dapat memilih varian hampers dan melakukan pembayaran. Setelah periode pre-order ditutup, penjual menghitung seluruh pesanan, membeli bahan yang diperlukan, memproduksi hampers, kemudian mengirimkannya sesuai jadwal.
Dalam contoh ini, penjual tidak perlu menyiapkan seluruh hampers sejak awal. Jumlah pesanan yang masuk dapat menjadi dasar untuk menentukan jumlah produk yang perlu dibuat.
Kelola pesanan pre-order dari berbagai marketplace lebih rapi dengan Mekari Desty
Semakin banyak pesanan yang masuk selama periode pre-order, semakin penting sistem pencatatan yang akurat. Ketika pesanan datang dari berbagai marketplace sekaligus, mengelola detail setiap pesanan, mulai dari varian produk, jumlah, hingga status pembayaran, secara manual di setiap platform berisiko menimbulkan kesalahan yang berdampak pada kepuasan pembeli.
Tanpa sistem yang menyatukan seluruh pesanan dalam satu tempat, seller berisiko melewatkan pesanan tertentu atau mengirim produk yang tidak sesuai, terutama saat periode pre-order sedang ramai.
Mekari Desty adalah software omnichannel marketplace yang memudahkan seller untuk mengelola pesanan pre-order dari berbagai marketplace dalam satu dashboard terpusat. Berikut fitur yang membantu pengelolaan pre-order lebih terstruktur:
- Proses pesanan terpusat: Semua pesanan dari berbagai marketplace tercatat lengkap dan real-time dalam satu dashboard, sehingga setiap pesanan pre-order dapat dipantau dan diproses tanpa harus berpindah platform.
- Pencocokan pesanan dan scan paket: Memastikan setiap paket yang akan dikirim sesuai dengan data pesanan sebelum diserahkan ke kurir, meminimalkan risiko produk tertukar yang sering terjadi saat mengelola pre-order dalam jumlah banyak.
- Sinkronisasi stok real-time lintas marketplace: Stok diperbarui otomatis di semua channel setiap kali terjadi perubahan, sehingga kuota pre-order yang ditetapkan tetap akurat di seluruh marketplace yang digunakan.
- Cetak label massal: Label pengiriman dapat dicetak sekaligus dalam jumlah banyak saat pesanan pre-order siap dikirim, mempercepat proses persiapan pengiriman setelah produksi selesai.
Mekari Desty menggunakan sistem top up atau bayar sesuai pemakaian per pesanan selesai, bukan subscription bulanan. Bagi seller yang volume pesanannya berfluktuasi mengikuti periode pre-order, biaya lebih terjangkau karena menyesuaikan jumlah pesanan yang masuk, bukan tarif tetap yang sama setiap bulan.
Saatnya kelola pesanan pre-order dari berbagai marketplace lebih rapi bersama Mekari Desty.
References and methodology
Methodology
Methodology
Articles published by Mekari Desty are developed using trusted sources, including official data, company reports, academic research, and insights from industry practitioners. Whenever possible, we refer directly to primary sources before drawing conclusions. Our editorial team reviews and verifies the information to ensure accuracy and relevance. All references are listed so readers can trace each piece of information back to its original source.
Our editorial standards
Our editorial standards
- Primary source first: We consult official product documentation and pricing pages directly, not secondhand summaries or aggregator sites.
- Fact-checking: All product features, pricing, and claims are cross-verified against each platform’s official website at the time of writing.
- No paid placement: Tools are selected based on relevance and fit for Indonesian businesses, not commercial arrangements. Mekari Desty is included as a first-party product and is transparently labeled as such.
- Regular review: Articles are periodically updated to reflect product changes or shifts in market relevance.
