- Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang diterbitkan pembeli kepada supplier untuk memesan barang atau jasa, mencantumkan detail seperti jenis barang, jumlah, harga, hingga syarat pengiriman.
- Semakin sering Anda memesan stok dari supplier, semakin penting memiliki format PO yang konsisten, agar setiap pesanan tercatat rapi dan mudah dilacak.
- Mekari Desty membantu seller mengelola data produk dan stok secara terpusat, sehingga informasi yang dibutuhkan untuk menyusun purchase order selalu akurat dan mudah diakses.
Memesan stok dari supplier tanpa dokumen resmi sering kali berujung pada kesalahan, mulai dari jumlah barang yang tidak sesuai hingga harga yang berbeda dari kesepakatan awal.
Purchase order hadir sebagai dokumen yang membantu memastikan setiap pemesanan tercatat dengan jelas dan dapat menjadi acuan bagi pembeli maupun supplier.
Format yang jelas dan konsisten sejak awal membantu menekan biaya sekaligus risiko kesalahan tersebut.
Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari apa itu purchase order, perbedaannya dengan invoice, komponen yang harus ada di dalamnya, cara membuatnya, kesalahan yang perlu dihindari, contoh format sederhana, hingga jenis-jenis purchase order yang umum digunakan dalam bisnis.
Apa itu purchase order?
Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang diterbitkan pembeli kepada supplier untuk merinci barang atau jasa yang ingin dibeli, termasuk jumlah, harga, syarat pembayaran, dan ketentuan pengiriman.
Dokumen ini menjadi acuan bagi kedua pihak agar pesanan yang diproses sesuai dengan kebutuhan dan kesepakatan awal. PO pada dasarnya merupakan permintaan pembelian dari pihak pembeli.
Namun, dokumen tersebut baru menjadi kesepakatan yang mengikat setelah supplier menyetujui pesanan beserta syarat yang tercantum di dalamnya. Setelah mendapat konfirmasi, PO dapat digunakan sebagai dasar untuk memproses pesanan hingga barang diterima.
Keberadaan PO juga membantu mengurangi kesalahpahaman dalam transaksi. Pembeli memiliki catatan mengenai apa yang dipesan, sedangkan supplier memiliki dokumen yang menjadi acuan dalam menyiapkan dan mengirimkan barang.
Perbedaan purchase order dengan invoice
Purchase order dan invoice sama-sama digunakan dalam proses pembelian, tetapi keduanya memiliki fungsi dan waktu penerbitan yang berbeda.
| Aspek | Purchase Order | Invoice |
|---|---|---|
| Penerbit | Pembeli | Supplier |
| Waktu dibuat | Sebelum barang dikirim | Setelah barang dikirim atau sesuai kesepakatan |
| Fungsi utama | Mengajukan dan merinci pesanan | Menagih pembayaran |
| Isi utama | Barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan syarat pembelian | Barang atau jasa yang ditagihkan, jumlah, harga, pajak, dan total pembayaran |
| Tujuan | Menjadi acuan pemesanan | Menjadi dasar pembayaran |
Sederhananya, purchase order adalah dokumen yang “meminta”, sedangkan invoice adalah dokumen yang “menagih”. Dalam praktiknya, kedua dokumen ini sering dicocokkan sebelum pembayaran dilakukan untuk memastikan barang, jumlah, dan harga yang tercantum dalam invoice sesuai dengan pesanan awal.
Komponen yang harus ada dalam purchase order
Purchase order yang lengkap membantu menghindari kesalahpahaman antara Anda dan supplier. Berikut komponen yang idealnya ada dalam setiap PO.
Berikut komponen yang idealnya dicantumkan dalam setiap PO:
1. Nomor dan tanggal PO
Setiap PO sebaiknya memiliki nomor unik dan tanggal penerbitan. Penomoran yang konsisten memudahkan bisnis melacak riwayat pemesanan, mencari dokumen tertentu, serta mencocokkannya dengan invoice ketika proses pembayaran dilakukan.
2. Informasi pembeli dan supplier
Cantumkan nama bisnis, alamat, nomor telepon, email, atau informasi kontak lain dari kedua pihak. Informasi ini membantu memastikan PO dikirim kepada supplier yang tepat dan memudahkan komunikasi apabila terdapat perubahan atau kendala dalam pesanan.
3. Detail pengiriman
Tuliskan alamat tujuan pengiriman, metode pengiriman yang digunakan, serta perkiraan waktu atau tanggal barang diterima. Jika ada instruksi khusus, seperti pengiriman ke gudang tertentu atau penggunaan jasa ekspedisi tertentu, informasi tersebut juga dapat dicantumkan di bagian ini.
4. Rincian item pesanan
Bagian ini menjadi inti dari purchase order. Cantumkan nama atau kode produk, deskripsi barang, jumlah yang dipesan, harga per unit, serta total harga untuk setiap item. Semakin jelas detail yang dicantumkan, semakin kecil kemungkinan terjadi kesalahan saat supplier menyiapkan pesanan.
5. Ringkasan biaya
Tampilkan subtotal seluruh barang, biaya pengiriman, pajak jika ada, potongan harga, hingga total akhir yang harus dibayarkan. Rincian ini membantu kedua pihak memastikan nilai transaksi sudah sesuai dengan kesepakatan.
6. Syarat pembayaran
Jelaskan kapan dan bagaimana pembayaran akan dilakukan. Misalnya, pembayaran penuh di muka, pembayaran sebagian sebagai uang muka, pembayaran setelah barang diterima, atau pembayaran dengan tempo tertentu.
7. Tanda tangan atau persetujuan
Jika bisnis memiliki prosedur persetujuan internal, sertakan kolom tanda tangan atau persetujuan dari pihak yang berwenang. Langkah ini membantu memastikan setiap pembelian sudah mendapatkan persetujuan sebelum PO dikirimkan kepada supplier.
Cara membuat purchase order
Berikut langkah membuat purchase order yang dapat Anda ikuti, mulai dari menentukan kebutuhan hingga memantau pesanan setelah PO disetujui supplier.
1. Identifikasi kebutuhan barang
Tentukan barang atau jasa yang perlu dipesan berdasarkan kondisi stok, kebutuhan produksi, maupun rencana penjualan. Pastikan jumlah yang akan dibeli sudah diperhitungkan agar Anda tidak memesan terlalu banyak atau justru kekurangan stok sebelum pesanan berikutnya tiba.
2. Pilih dan hubungi supplier
Tentukan supplier yang akan digunakan, kemudian pastikan kembali harga, jumlah minimum pembelian, ketersediaan barang, waktu pengiriman, serta syarat pembayaran. Jika sudah pernah bekerja sama dengan supplier tersebut, periksa juga apakah harga dan ketentuannya masih sama seperti pesanan sebelumnya.
3. Susun purchase order
Masukkan seluruh informasi yang sudah disepakati ke dalam format PO. Cantumkan identitas pembeli dan supplier, nomor PO, tanggal, rincian barang, harga, jumlah, total biaya, alamat pengiriman, serta syarat pembayaran. Pastikan setiap informasi ditulis secara jelas agar tidak menimbulkan interpretasi berbeda.
4. Tinjau kembali sebelum dikirim
Periksa seluruh detail PO sebelum mengirimkannya kepada supplier. Fokus pada bagian yang paling rentan menimbulkan kesalahan, seperti jumlah barang, harga per unit, total pembayaran, alamat pengiriman, dan tanggal penerimaan. Pemeriksaan sederhana di tahap ini dapat mencegah masalah yang lebih besar setelah pesanan diproses.
5. Kirimkan PO kepada supplier
Setelah semua informasi dipastikan benar, kirimkan PO melalui email, platform procurement, atau media komunikasi lain yang biasa digunakan dengan supplier. Pastikan dokumen yang dikirim merupakan versi final agar tidak terjadi perbedaan antara dokumen yang diterima supplier dan catatan internal bisnis.
6. Tunggu konfirmasi dari supplier
Supplier akan memeriksa isi PO dan mengkonfirmasi apakah mereka dapat memenuhi pesanan sesuai ketentuan yang tercantum. Perhatikan apakah supplier menyetujui seluruh detail atau mengajukan perubahan, misalnya terkait harga, jumlah barang, atau estimasi pengiriman.
7. Catat dan pantau pesanan hingga barang diterima
Simpan PO sebagai bagian dari arsip pembelian, kemudian pantau proses pengiriman sampai barang diterima. Setelah pesanan tiba, cocokkan barang yang diterima dengan PO dan invoice untuk memastikan jumlah, jenis, dan harga barang sesuai dengan kesepakatan.
Kesalahan umum saat membuat purchase order
Kesalahan kecil dalam membuat PO dapat mempengaruhi proses pembelian, pembayaran, hingga penerimaan barang. Karena itu, beberapa hal berikut perlu dihindari.
1. Menggunakan nomor PO yang tidak unik atau duplikat
Nomor PO yang tidak konsisten dapat menyulitkan bisnis melacak transaksi, terutama ketika jumlah pesanan sudah semakin banyak. Gunakan sistem penomoran yang teratur agar setiap PO mudah ditemukan dan dicocokkan dengan invoice terkait.
2. Tidak mencantumkan syarat pembayaran dengan jelas
Tidak menjelaskan kapan dan bagaimana pembayaran dilakukan dapat menimbulkan perbedaan pemahaman dengan supplier. Hal ini semakin berisiko jika pembayaran dilakukan secara bertahap atau menggunakan sistem tempo.
3. Menganggap PO sudah final sebelum mendapat konfirmasi supplier
PO merupakan dokumen yang diajukan oleh pembeli dan belum tentu langsung disetujui supplier. Karena itu, jangan menganggap pesanan sudah pasti diproses sebelum supplier memberikan konfirmasi, terutama jika ada kebutuhan stok yang mendesak.
4. Tidak memeriksa kembali detail sebelum PO dikirim
Kesalahan pada jumlah, harga, kode produk, atau alamat pengiriman dapat membuat supplier menyiapkan barang yang tidak sesuai. Luangkan waktu untuk melakukan pemeriksaan akhir sebelum PO dikirimkan.
5. Tidak menyimpan salinan PO sebagai arsip
PO sebaiknya disimpan bersama dokumen transaksi lainnya. Arsip ini akan berguna ketika bisnis perlu mengecek riwayat pembelian, mencocokkan invoice, menelusuri perbedaan pesanan, atau melakukan audit internal.
Contoh format purchase order sederhana
Berikut contoh format purchase order sederhana yang dapat digunakan sebagai referensi untuk bisnis retail maupun reseller.
Format tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing bisnis. Anda dapat menambahkan logo, informasi pajak, kolom persetujuan, instruksi pengiriman, maupun catatan khusus lain jika diperlukan.
nda sendiri, misalnya dengan menambahkan logo, kolom persetujuan, maupun catatan khusus lain yang relevan.
Jenis-jenis purchase order yang perlu Anda ketahui
Berikut dua jenis PO yang paling relevan bagi bisnis retail dan reseller.
Untuk bisnis retail dan reseller, berikut merupakan jenis-jenis purchase order yang paling umum digunakan:
1. Standard purchase order
Standard purchase order merupakan jenis PO yang paling umum digunakan untuk pembelian satu kali dengan barang, jumlah, harga, dan ketentuan yang sudah ditentukan sejak awal. Jenis ini cocok ketika Anda membutuhkan stok dalam jumlah tertentu untuk memenuhi kebutuhan bisnis pada periode tertentu.
2. Blanket purchase order
Blanket purchase order digunakan ketika bisnis memiliki kebutuhan pembelian berulang dari supplier yang sama, tetapi jumlah dan waktu pengirimannya belum selalu ditentukan sejak awal.
Harga dan ketentuan pembelian dapat disepakati terlebih dahulu, kemudian bisnis melakukan pemesanan sesuai kebutuhan tanpa harus membuat PO baru untuk setiap transaksi.
Selain mengurangi pekerjaan administratif, blanket purchase order juga dapat membantu menjaga konsistensi harga dan ketentuan pembelian selama periode yang telah disepakati.
Tren pengelolaan PO pun mulai bergeser ke arah yang lebih efisien.
Seiring kebutuhan mengelola jenis PO yang makin beragam dengan skala bisnis yang terus tumbuh.
Kelola purchase order dan stok Anda lebih rapi dengan Mekari Desty
Membuat purchase order yang akurat sangat bergantung pada data stok dan produk yang benar-benar tersedia dan mudah diakses. Tantangan ini menjadi lebih besar ketika bisnis mengelola banyak produk sekaligus dan berjualan di berbagai marketplace, di mana data stok tersebar di banyak sistem yang berbeda.
Tanpa data yang tersentralisasi, menyusun purchase order untuk restock produk yang tepat bisa menjadi proses yang memakan waktu dan rawan kesalahan.
Mekari Desty sebagai aplikasi omnichannel marketplace memudahkan seller untuk mengelola data produk dan stok dari berbagai marketplace dalam satu dashboard terpusat.
Untuk memastikan keputusan restock selalu didasarkan pada data, Mekari Desty membantu bisnis melalui:
- Sinkronisasi stok real-time lintas marketplace: Data stok selalu diperbarui otomatis setiap kali terjadi penjualan di channel manapun, sehingga informasi yang menjadi dasar penyusunan PO selalu mencerminkan kondisi persediaan yang sebenarnya.
- Estimasi stok habis: Sistem membantu mengidentifikasi produk yang mendekati titik habis lebih awal, sehingga purchase order dapat disiapkan sebelum stok benar-benar kosong.
- Manajemen produk terpusat: Data produk dari berbagai marketplace dikelola dalam satu sistem, memudahkan pengecekan spesifikasi dan detail barang yang perlu dicantumkan dalam PO.
- Manajemen multi-gudang: Stok dari berbagai lokasi gudang tercatat dalam satu sistem, membantu bisnis menentukan produk mana yang perlu di-restock dan dari gudang mana.
Selain fitur di atas, Mekari Desty juga menggunakan sistem top up atau bayar sesuai pemakaian, bukan subscription bulanan, sehingga biaya yang dikeluarkan lebih terjangkau karena menyesuaikan volume pesanan bisnis secara otomatis.
Saatnya kelola proses restock dan purchase order bisnis lebih rapi bersama Mekari Desty!
References and methodology
Methodology
Methodology
Articles published by Mekari Desty are developed using trusted sources, including official data, company reports, academic research, and insights from industry practitioners. Whenever possible, we refer directly to primary sources before drawing conclusions. Our editorial team reviews and verifies the information to ensure accuracy and relevance. All references are listed so readers can trace each piece of information back to its original source.
Our editorial standards
Our editorial standards
- Primary source first: We consult official product documentation and pricing pages directly, not secondhand summaries or aggregator sites.
- Fact-checking: All product features, pricing, and claims are cross-verified against each platform’s official website at the time of writing.
- No paid placement: Tools are selected based on relevance and fit for Indonesian businesses, not commercial arrangements. Mekari Desty is included as a first-party product and is transparently labeled as such.
- Regular review: Articles are periodically updated to reflect product changes or shifts in market relevance.
References
References
APQC. “How Efficient Is Your Procurement Process? Benchmarks Reveal a Wide Performance Gap”
