Pentingnya Update Stock agar Bisnis Tak Kehilangan Pelanggan

Mengelola stok tanpa melakukan pembaruan secara rutin dapat membuat catatan persediaan berbeda dari jumlah barang yang sebenarnya tersedia. Karena itu, update stock menjadi bagian penting dalam pengelolaan persediaan agar informasi stok tetap akurat dan dapat diandalkan.

Lantas, apa itu update stock dan kapan proses ini perlu dilakukan? Artikel ini akan membahas pengertian update stock, manfaatnya bagi bisnis, risiko jika diabaikan, hingga cara memperbarui stok dengan tepat.

Apa itu update stock?

Update stock adalah proses memperbarui catatan persediaan agar jumlah stok yang tercatat sesuai dengan kondisi barang yang sebenarnya. Pembaruan ini dapat dilakukan ketika stok bertambah, misalnya setelah bisnis menerima barang dari supplier, maupun ketika stok berkurang akibat penjualan, retur, kerusakan, atau kehilangan.

Sederhananya, update stock memastikan jumlah yang terlihat di sistem sama dengan barang yang benar-benar tersedia di rak atau gudang. 

Misalnya, sistem mencatat masih ada 50 unit produk, tetapi setelah dilakukan pengecekan fisik ternyata hanya tersisa 45 unit. Selisih tersebut perlu diperbarui agar catatan stok kembali sesuai dengan kondisi sebenarnya.

Hal ini semakin penting bagi bisnis dengan transaksi yang cukup banyak. Semakin sering barang masuk dan keluar, semakin besar pula kemungkinan terjadi selisih jika pencatatan tidak diperbarui secara rutin. 

Memahami perbedaan stok fisik dan stok tersedia

Update stock tidak sekadar berarti mengurangi jumlah barang setiap kali terjadi penjualan. Dalam praktiknya, ada beberapa kondisi stok yang perlu dibedakan agar jumlah persediaan yang tercatat benar-benar mencerminkan barang yang masih bisa dijual.

• Stok fisik (on hand): jumlah barang yang benar-benar tersedia secara fisik di gudang atau rak, tanpa memperhitungkan apakah sebagian barang tersebut sudah dipesan pelanggan atau belum.
• Stok teralokasi (allocated): sebagian dari stok fisik yang sudah diperuntukkan bagi pesanan tertentu, misalnya pesanan yang masih menunggu pembayaran, sedang dikemas, atau menunggu diserahkan kepada kurir. Barangnya masih berada di gudang, tetapi tidak lagi tersedia untuk dijual kepada pelanggan lain.
• Stok tersedia (available): jumlah barang yang benar-benar dapat ditawarkan untuk penjualan baru setelah dikurangi stok yang sudah dialokasikan untuk pesanan lain.

Secara sederhana:

Stok Tersedia = Stok Fisik − Stok Teralokasi

Karena itu, update stock yang baik bukan hanya memperbarui jumlah barang setelah terjadi transaksi. Status stok yang sudah dialokasikan juga perlu diperbarui secara tepat agar bisnis tidak menjual barang yang sebenarnya sudah dipesan pelanggan lain. 

Mengapa update stock penting bagi bisnis?

Pencatatan stok yang rutin dan akurat dapat membantu menjaga operasional bisnis tetap berjalan lancar, mulai dari pemenuhan pesanan hingga perencanaan pembelian barang.

1. Mencegah overselling

Pembaruan stok secara rutin membantu mencegah bisnis menjual produk yang sebenarnya sudah habis. Tanpa data stok yang akurat, pelanggan bisa tetap memesan barang yang sudah tidak tersedia dan akhirnya pesanannya harus dibatalkan.

2. Mendukung pemenuhan pesanan yang akurat

Data stok yang sesuai dengan kondisi sebenarnya memudahkan bisnis mengetahui produk mana yang tersedia dan siap dikirim. Hal ini membuat proses pemenuhan pesanan menjadi lebih lancar dan mengurangi risiko pesanan tidak dapat dipenuhi.

Artinya, update stock yang akurat bukan hanya mencegah stok kosong, tetapi juga menjaga agar jumlah stok yang ditampilkan tetap meyakinkan bagi calon pembeli.

3. Membantu menentukan waktu pembelian ulang

Catatan stok yang selalu diperbarui memberikan gambaran mengenai jumlah barang yang masih tersedia. Dari data tersebut, bisnis dapat menentukan kapan perlu melakukan pembelian ulang sebelum persediaan benar-benar habis.

4. Menjaga kepercayaan pelanggan

Ketika stok yang ditampilkan sesuai dengan ketersediaan barang, pelanggan dapat berbelanja dengan lebih yakin. Sebaliknya, terlalu sering membatalkan pesanan karena stok kosong dapat membuat pelanggan kehilangan kepercayaan terhadap bisnis.

5. Mendukung pengambilan keputusan bisnis

Data stok yang akurat juga dapat menjadi dasar untuk menentukan strategi bisnis. Misalnya, bisnis dapat mengetahui produk yang paling cepat terjual, menentukan produk yang perlu diprioritaskan, atau mempertimbangkan kapan waktu yang tepat untuk membuat promosi.

Risiko jika bisnis tidak melakukan update stock secara konsisten

Jika pembaruan stok diabaikan, dampaknya tidak hanya pada pencatatan persediaan. Berikut beberapa risiko yang dapat terjadi:

1. Mendapat penalti atau pembatasan dari marketplace

Beberapa marketplace menerapkan penilaian terhadap performa toko. Pembatalan pesanan berulang karena produk ternyata tidak tersedia dapat mempengaruhi performa toko dan, dalam kondisi tertentu, berujung pada pembatasan tertentu dari platform.

2. Rating dan ulasan toko menurun

Pelanggan yang pesanannya dibatalkan karena stok ternyata habis dapat merasa kecewa dan memberikan ulasan negatif. Jika kondisi ini sering terjadi, reputasi toko dapat ikut terdampak meskipun masalah sebenarnya berasal dari pencatatan stok.

Selain kehabisan stok, stok yang tidak diperbarui secara konsisten berisiko membuat bisnis kehilangan pelanggan dalam jangka panjang, bukan hanya kehilangan satu kali penjualan. 

3. Kehilangan penjualan karena stok terlihat habis

Kesalahan update stock juga dapat terjadi sebaliknya. Produk yang sebenarnya masih tersedia bisa terlihat habis di toko online karena stok belum diperbarui setelah menerima barang atau memproses retur. Akibatnya, calon pelanggan tidak dapat melakukan pembelian dan berpotensi beralih ke toko lain.

Kondisi ini membuat kesalahan pencatatan stok tidak hanya berdampak pada satu transaksi yang gagal, tetapi juga berpotensi mengalihkan pelanggan ke toko lain.

4. Keputusan bisnis menjadi kurang akurat

Data stok yang tidak diperbarui membuat bisnis kesulitan mengetahui jumlah persediaan yang sebenarnya. Kondisi ini dapat menyebabkan pembelian barang secara berlebihan atau justru terlambat melakukan restock hingga terjadi kekosongan stok.

5. Menambah beban kerja untuk menangani komplain

Kesalahan stok dapat memicu berbagai pekerjaan tambahan, mulai dari menjelaskan kondisi kepada pelanggan, memproses pembatalan dan pengembalian dana, hingga mencari produk pengganti. Padahal, sebagian masalah tersebut dapat diminimalkan dengan pencatatan stok yang dilakukan secara konsisten.

Kapan bisnis perlu melakukan update stock?

Update stock idealnya dilakukan setiap kali terjadi perubahan pada jumlah atau kondisi barang. Berikut beberapa momen penting yang membutuhkan update stock:

1. Setelah menerima barang baru dari supplier

Tambahkan jumlah stok setelah barang diterima dan diperiksa kondisinya. Pastikan jumlah yang masuk sesuai dengan barang yang benar-benar diterima agar tidak terjadi selisih sejak awal.

2. Setiap kali terjadi penjualan

Kurangi jumlah stok segera setelah transaksi terjadi, baik melalui toko fisik maupun marketplace online. Pembaruan yang cepat membantu mencegah produk tetap terlihat tersedia ketika sebenarnya sudah habis.

3. Saat terjadi kerusakan atau kehilangan barang

Sesuaikan catatan stok jika terdapat barang yang rusak, hilang, kedaluwarsa, atau tidak lagi layak dijual. Barang tersebut sebaiknya tidak tetap tercatat sebagai stok yang tersedia.

4. Setelah melakukan stock opname

Perbarui data berdasarkan hasil penghitungan fisik secara langsung. Jika ditemukan selisih antara jumlah barang di sistem dan kondisi sebenarnya, lakukan penyesuaian agar catatan kembali akurat.

5. Saat terjadi retur barang

Tambahkan kembali stok setelah barang yang diretur diterima dan diperiksa kondisinya. Jika barang sudah tidak layak dijual, jangan langsung memasukkannya sebagai stok tersedia.

6. Saat terjadi perpindahan stok antar lokasi

Perbarui stok ketika barang dipindahkan dari satu gudang, toko, atau cabang ke lokasi lainnya. Jumlah stok di lokasi asal perlu dikurangi, sementara stok di lokasi tujuan harus ditambahkan agar total persediaan tetap akurat.

Cara melakukan update stock

Cara melakukan update stock dapat disesuaikan dengan skala dan kebutuhan operasional bisnis. Secara umum, ada dua pendekatan yang bisa digunakan.

1. Update stock secara manual

Staf mencatat setiap perubahan stok secara satu per satu, baik menggunakan buku pencatatan maupun spreadsheet. Cara ini masih cukup praktis untuk bisnis dengan jumlah produk dan transaksi yang terbatas.  Namun, semakin banyak transaksi yang terjadi, semakin besar pula risiko salah input atau terlambat memperbarui data stok.

2. Update stock secara otomatis

Bisnis dapat menggunakan aplikasi kasir atau sistem manajemen persediaan yang secara otomatis memperbarui stok setiap kali terjadi transaksi. Cara ini lebih praktis karena staf tidak perlu mencatat setiap perubahan secara manual. 

Untuk bisnis yang berjualan melalui beberapa channel, sistem terintegrasi juga dapat membantu menyinkronkan stok di seluruh channel sehingga risiko perbedaan jumlah stok dapat

Kesalahan umum saat melakukan update stock

Selain memilih metode yang tepat, beberapa kesalahan berikut juga kerap membuat pencatatan stok tetap tidak akurat meski sudah rutin diperbarui.

1. Tidak memperhitungkan stok

Hanya melihat jumlah stok fisik tanpa memperhitungkan barang yang sudah dipesan dapat menyebabkan kesalahan. Barang yang masih berada di gudang mungkin sebenarnya sudah dialokasikan untuk pesanan tertentu, sehingga tidak seharusnya ditawarkan kepada pelanggan lain.

2. Tetap mengandalkan pencatatan manual

Pencatatan manual masih dapat digunakan ketika jumlah produk dan transaksi relatif sedikit. Namun, jika volume pesanan sudah tinggi, cara ini lebih rentan terhadap kesalahan input dan keterlambatan pembaruan, terutama saat periode penjualan ramai seperti flash sale.

3. Mengabaikan keterlambatan sinkronisasi

Sistem otomatis tetap dapat menimbulkan masalah jika pembaruan stok antar channel tidak berlangsung secara real-time. Misalnya, stok terakhir dibeli oleh dua pelanggan dari marketplace yang berbeda dalam waktu hampir bersamaan, tetapi sistem belum sempat memperbarui jumlah stok di salah satu channel.

4. Lupa memperbarui stok setelah retur

Stok perlu disesuaikan kembali setelah terjadi pembatalan atau barang retur diterima dan diperiksa. Jika pembaruan tidak dilakukan, produk yang sebenarnya sudah kembali tersedia dapat tetap tercatat sebagai stok kosong.

5. Tidak melakukan stock opname 

Mengandalkan catatan transaksi saja tanpa membandingkannya dengan jumlah barang secara fisik dapat membuat selisih stok tidak terdeteksi. Stock opname secara berkala membantu menemukan perbedaan tersebut dan memastikan data dalam sistem tetap sesuai dengan kondisi sebenarnya.

Tips agar stok Anda selalu akurat

Berikut beberapa tips praktis agar proses update stock bisnis Anda tetap konsisten dan akurat:

1. Lakukan stock opname secara berkala

Sesuaikan frekuensi stock opname dengan jumlah transaksi dan jenis produk yang dijual. Bisnis dengan transaksi tinggi mungkin perlu melakukan pengecekan lebih sering, sedangkan bisnis dengan transaksi yang lebih sedikit dapat melakukannya secara mingguan atau bulanan.

2. Gunakan sistem untuk memperbarui stok real-time

Sistem yang langsung memperbarui jumlah stok setelah terjadi transaksi dapat mengurangi risiko keterlambatan pencatatan. Cara ini juga membantu memastikan informasi stok yang ditampilkan kepada pelanggan tetap sesuai dengan ketersediaan barang.

3. Aktifkan notifikasi ketika stok mulai menipis

Gunakan fitur notifikasi atau batas minimum stok untuk mengetahui produk yang mulai mendekati titik habis. Dengan begitu, bisnis dapat melakukan pembelian ulang lebih awal tanpa harus menunggu sampai stok benar-benar kosong.

4. Sinkronkan stok di seluruh channel penjualan

Jika bisnis berjualan melalui beberapa marketplace, website, dan toko fisik, pastikan jumlah stok dapat diperbarui secara otomatis di setiap channel. Sinkronisasi ini membantu mencegah perbedaan stok dan risiko overselling.

5. Pastikan seluruh staf mencatat perubahan stok

Setiap staf yang terlibat dalam penerimaan barang, penjualan, pemindahan, atau retur perlu memahami prosedur pencatatan stok. Konsistensi dari seluruh tim akan membuat data persediaan lebih mudah dipantau dan tetap akurat.

Update stock otomatis di semua marketplace dengan Mekari Desty

Melakukan update stock secara manual di satu channel penjualan saja sudah cukup menyita waktu, apalagi jika berjualan produk yang sama di berbagai marketplace sekaligus. 

Setiap kali terjadi penjualan di satu platform, stok di platform lain perlu diperbarui secara manual agar tidak terjadi overselling. Tanpa sistem yang terpusat, proses ini menjadi sangat rawan human error, terutama saat volume transaksi mulai meningkat.

Mekari Desty adalah software omnichannel marketplace yang memudahkan seller melakukan update stock secara otomatis di berbagai marketplace sekaligus, sehingga setiap kali produk terjual di satu channel, stok di channel lain langsung tersinkronisasi tanpa perlu perbarui satu per satu secara manual.

Mekari Desty membantu bisnis menjaga akurasi persediaan melalui:

• Sinkronisasi stok real-time lintas marketplace: Setiap kali produk terjual di satu channel, stok di channel lain langsung diperbarui secara otomatis tanpa perlu input manual satu per satu.
• Estimasi stok habis: Sistem membantu mengantisipasi produk yang mendekati titik habis sehingga bisnis dapat melakukan restock sebelum terjadi kekosongan.
• Stok opname: Memudahkan pengecekan dan penyesuaian stok fisik dengan data di sistem secara lebih terstruktur.
• Manajemen multi-gudang: Stok dari berbagai lokasi gudang dikelola dalam satu sistem, sehingga pergerakan barang antar lokasi tetap tercatat akurat.
• Return management: Pengembalian stok dari proses retur tercatat otomatis, sehingga barang yang kembali tersedia langsung terefleksi di sistem.

Selain fitur di atas, Mekari Desty juga menggunakan sistem top up atau bayar sesuai pemakaian, bukan subscription bulanan, sehingga biaya yang dikeluarkan menyesuaikan volume pesanan bisnis secara otomatis.

Saatnya update stock bisnis dari berbagai marketplace lebih akurat dan efisien bersama Mekari Desty.