- Rangkaian proses pemenuhan pesanan pelanggan yang mencakup penerimaan order, penyimpanan, pengambilan produk, hingga pengiriman ke pelanggan.
- Meliputi alur dari pelanggan membuat pesanan, pengecekan stok, pengambilan barang di gudang, pengemasan, hingga barang sampai ke tangan pelanggan.
- Meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat pengiriman, memantau stok secara real-time, serta membantu pemilik bisnis lebih fokus pada pengembangan strategi pemasaran.
- Fulfillment adalah proses lengkap pemenuhan pesanan, berbeda dengan warehouse (tempat penyimpanan) dan logistik (sistem pergerakan dan distribusi barang).
- Bisnis perlu beralih ke layanan fulfillment ketika pesanan harian mulai membludak, sering terjadi kesalahan pengiriman, atau tim internal kewalahan menangani proses manual.
Dalam bisnis online, kecepatan dan ketepatan pengiriman menjadi salah satu faktor penting yang memengaruhi kepuasan pelanggan.
Tidak sedikit pelanggan yang membatalkan pembelian atau memberikan ulasan negatif karena pesanan terlambat sampai atau produk yang diterima tidak sesuai.
Guna mengatasi tantangan tersebut, kini banyak bisnis mulai memanfaatkan layanan fulfillment. Dengan sistem yang terintegrasi, proses pengelolaan pesanan dapat berjalan lebih efisien, mulai dari penyimpanan barang hingga pengiriman ke pelanggan.
Lalu, sebenarnya apa itu fulfillment dan bagaimana cara kerjanya dalam operasional bisnis? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.
Mengenal Apa itu Fulfillment?
Fulfillment adalah rangkaian proses pemenuhan pesanan pelanggan, mulai dari penerimaan order, penyimpanan barang, pengambilan produk, pengemasan, hingga pengiriman.
Umumnya, fulfillment sering digunakan dalam bisnis online, e-commerce, marketplace, dan retail modern.
Untuk mendukung kegiatan fulfillment, menggunakan sistem yang sudah terintegrasi secara otomatis, salah satunya Warehouse Management System.
Karena itu, sangat dianjurkan untuk beralih menggunakan sistem fulfillment, terutama jika sudah mulai banyak pesanan.
Cara Kerja Proses Fulfillment dalam Bisnis
Berikut contoh ilustrasi pesanan toko online di marketplace. Dimulai pada saat pelanggan melakukan pesanan, lalu pesanan masuk ke sistem, pengecekan stok barang dicek, produk diambil dari gudang, dan dilanjutkan dengan pengemasan produk.
Jika pesanan sudah siap pesanan dikirim melalui kurir, status pengiriman diperbarui melalui aplikasi sampai barang diterima pelanggan.
Manfaat Fulfillment untuk Bisnis Online dan E-Commerce
Fulfillment memiliki peran yang cukup penting dalam bisnis online dan e-commerce. Ada beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan:
1. Pengiriman lebih cepat
Layanan fulfillment biasanya telah terintegrasi dengan berbagai jasa ekspedisi dan sistem otomatisasi.
Sehingga pesanan diproses lebih cepat sehingga waktu pengiriman ke pelanggan menjadi lebih singkat.
2. Operasional lebih efisien
Dengan teknologi seperti Warehouse Management System (WMS) mampu membantu pengelolaan stok dan pesanan secara otomatis.
Melalui sistem tersebut, dapat memantau stok secara real-time, melacak status pesanan dengan mudah, mengoptimalkan penempatan produk di gudang, dan mengurangi pekerjaan administratif manual.
Anda juga bisa bekerja sama dengan pihak fulfilment ketiga, untuk membantu mengatur pesanan lebih efisien.
3. Stok lebih mudah dipantau
Kesalahan pencatatan stok merupakan salah satu masalah yang cukup banyak terjadi dalam bisnis online.
Adanya sistem fulfillment yang terintegrasi, jumlah stok dapat diperbarui secara otomatis setiap kali adanya keluar masuk transaksi.
Hal ini membantu bisnis menghindari risiko overselling maupun kehabisan stok.
4. Mengurangi kesalahan pesanan
Melalui sistem otomatisasi, informasi pesanan dapat langsung terhubung dengan data pelanggan sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan input maupun pengiriman produk yang tidak sesuai.
5. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Pengiriman lebih cepat dan selalu memastikan tidak ada barang yang salah kirim, dan barang kondisi utuh sampai ke tangan pembeli. Dapat meningkatkan kepuasan pelanggan yang memungkinkan untuk repeat order.
6. Bisnis lebih mudah berkembang
Seluruh kegiatan pengiriman mulai dari penerimaan sampai pengantaran sudah dilakukan secara otomatis dengan sistem.
Sehingga, lebih efisiensi secara bisnis, karena itu Pemilik dapat berfokus untuk keperluan bisnis lainnya, seperti mengejar target penjualan, memperkuat branding, mengatur strategi pemasaran, atau melakukan evaluasi.
Perbedaan Fulfillment, Warehouse, dan Logistik
| Istilah | Warehouse | Fulfillment | Logistik |
|---|---|---|---|
| Definisi | Tempat penyimpanan barang. | Proses lengkap pemenuhan pesanan dari stok sampai pengiriman. | Aktivitas lebih luas yang mencakup pergerakan barang, distribusi, transportasi, dan supply chain. |
| Fungsi Utama | Sebagai tempat menampung barang baik yang masih setengah jadi maupun siap dipakai. | Memproses pesanan mulai dari notifikasi adanya pemesanan, pengemasan, hingga pengiriman. | Memastikan barang yang dipesan tersedia |
| Fokus Aktivitas | Menyimpan barangMemastikan jumlah stok (update)Menjaga keamanan barang dari kerusakan dan pencurianArea transit jika terjadi retur atau pengiriman barang | Menerima pesananMengambil barang sesuai pesanan di rakPacking & labeling pesananMenyerahkan pesanan ke pihak logistik | Memastikan ketersediaan barang cukupPemesanan barang ke supplierMemastikan barang dari supplier sampai tepat waktu |
| Contoh Penerapan | Gudang penampungan paket khusus | Seller mengantar pesanan ke cabang ekspedisi terdekat | Kurir mengirim barang ke alamat pembeli Pengiriman barang stok ke cabang toko |
Kapan Bisnis Membutuhkan Layanan Fulfillment?
Ada beberapa kondisi yang menjadi indikator bahwa suatu bisnis telah membutuhkan layanan fulfillment dalam operasionalisasinya, berikut beberapa diantaranya.
Pesanan harian mulai banyak
Ketika jumlah pesanan terus meningkat, tim operasional mungkin mulai kesulitan menangani proses packing dan pengiriman secara manual.
Layanan fulfillment dapat membantu memastikan seluruh pesanan tetap diproses tepat waktu.
Sering terjadi salah kirim
Jika sebelumnya kerap menerima komplain terkait kesalahan produk atau alamat pengiriman, sudah saatnya membutuhkan bantuan fulfillment. Karena sistem fulfillment dapat membantu meningkatkan akurasi proses pemesanan.
Stok sulit dikontrol
Pencatatan stok secara manual rentan menimbulkan kesalahan. Fulfillment yang sudah terintegrasi dengan sistem inventory akan membantu memantau stok secara real-time.
Ingin mempercepat pengiriman
Biasanya sudah bekerjasama dengan pihak ekspedisi dan sudah terhubung. Bahkan bisa berdasarkan ekspedisi yang dipilih pembeli, selain itu bisa juga pihak kurir yang menjemput pesanan ke tempat Anda.
Menjual di banyak channel marketplace
Mengelola pesanan dari berbagai kanal penjualan secara manual tentu akan semakin sulit.
Fulfillment membantu menyatukan seluruh pesanan dalam satu sistem sehingga lebih mudah dikelola.
Ingin fokus pada strategi bisnis
Ketika operasional sudah ditangani oleh sistem fulfillment, pemilik bisnis dapat lebih fokus mengembangkan strategi pemasaran, meningkatkan penjualan, dan memperluas pasar.
Â
Tips singkat memilih penyedia layanan fulfillment
Jika bisnis Anda telah membutuhkan sistem fulfillment, perlu diketahui bagaimana tips-tips dalam memilih penyedia layanannya. Berikut penjabaran selengkapnya.
Cek lokasi gudang
Sebaiknya sesuai dengan area jangkauan konsumen anda. Disarankan, masih di wilayah yang sama atau yang masih bisa dijangkau, sehingga menghemat waktu pengiriman.
Misal untuk Area Jabodetabek, bisa melalui area gudang Cakung, Sunter, Depok atau daerah sekitar Jabodetabek lainnya.
Cek integrasi sistem
Karena terkait dengan pelacakan pesanan secara real-time, pastikan sudah sistemnya sudah terintegrasi dengan berbagai e-commerce maupun website. Jika, semua sudah tersinkronisasi secara otomatis, maka tidak perlu melakukan secara manual.
Perhatikan biaya layanan
Perhatikan biaya-biaya layanan apa saja, seperti biaya penyimpanan, biaya pengemasan, biaya penerimaan, dan biaya paket langganan.
Pastikan akurasi stok dan pengiriman
Bisa dengan beberapa cara berikut ini: menggunakan Warehouse Management System (WMS), untuk membantu update jumlah stok otomatis dan memilih lokasi gudang di wilayah strategis. Kedua hal tersebut dapat memangkas waktu pengiriman.
Pilih layanan dengan tracking yang jelas
Memilih layanan yang sudah tracking secara real-time, terutama untuk memantau alur pengiriman barang.Â
Kesimpulan
Fulfillment merupakan proses penting dalam operasional bisnis online yang mencakup pengelolaan pesanan mulai dari penyimpanan barang hingga pengiriman ke pelanggan.
Dengan sistem fulfillment yang terintegrasi, bisnis dapat meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat pengiriman, mengurangi kesalahan pesanan, serta meningkatkan kepuasan pelanggan.
Agar proses fulfillment berjalan optimal, bisnis juga perlu memastikan pengelolaan stok dilakukan secara akurat. Untuk itu, Anda dapat menggunakan software manajemen inventory Mekari Desty yang membantu memantau persediaan barang secara real-time, mengelola stok di berbagai channel penjualan, serta mendukung operasional bisnis yang lebih efisien dan terukur.
