- Metode pencatatan persediaan barang mencakup dua aspek: sistem pencatatan yang mengatur kapan perubahan stok dicatat, serta metode penilaian yang menentukan nilai persediaan dan biaya barang terjual.
- Tidak ada satu metode yang cocok untuk semua bisnis. Pemilihannya perlu disesuaikan dengan volume transaksi, jenis produk, dan standar akuntansi, lalu diterapkan secara konsisten.
- Mekari Desty hadir sebagai platform omnichannel marketplace yang membantu seller menerapkan pencatatan perpetual secara otomatis di seluruh marketplace. Sistemnya juga dilengkapi perhitungan nilai persediaan dengan metode FIFO dan average.
Bagi bisnis yang memiliki persediaan barang, metode pencatatan persediaan menjadi dasar penting untuk menjaga data stok tetap akurat. Pencatatan yang tepat membantu bisnis mengetahui jumlah dan nilai persediaan sekaligus mengurangi risiko perbedaan antara stok fisik dan catatan sistem.
Ada beberapa metode yang dapat digunakan, mulai dari sistem pencatatan perpetual dan periodik hingga metode penilaian seperti FIFO dan rata-rata tertimbang. Pemilihannya perlu disesuaikan dengan skala bisnis, jenis produk, volume transaksi, dan kebutuhan pelaporan.
Apa itu metode pencatatan persediaan barang?
Metode pencatatan persediaan barang adalah cara yang digunakan bisnis untuk mendokumentasikan pergerakan stok, baik dari sisi jumlah maupun nilainya. Data tersebut dapat digunakan untuk memantau persediaan, menghitung harga pokok penjualan, menyusun laporan keuangan, dan membantu pengambilan keputusan terkait stok.
Secara umum, metode pencatatan persediaan dapat dibagi menjadi dua aspek utama, yaitu sistem pencatatan persediaan dan metode penilaian persediaan.
Sistem pencatatan menentukan kapan dan bagaimana perubahan stok dicatat, sedangkan metode penilaian menentukan bagaimana nilai persediaan dan biaya barang yang terjual dihitung.
Perbedaan sistem pencatatan dan metode penilaian persediaan
Kedua istilah ini sering dianggap sama, padahal memiliki fungsi yang berbeda dalam pengelolaan persediaan.
| Aspek | Sistem pencatatan | Metode penilaian |
|---|---|---|
| Fokus | Waktu dan cara transaksi stok dicatat | Cara menentukan nilai persediaan |
| Contoh | Perpetual dan periodik | FIFO, rata-rata tertimbang, identifikasi khusus |
| Tujuan | Memantau perubahan jumlah stok | Menentukan nilai persediaan dan biaya barang |
| Penggunaan | Pengelolaan inventaris sehari-hari | Perhitungan dan pelaporan keuangan |
Dengan memahami perbedaan ini, bisnis dapat memilih sistem pencatatan dan metode penilaian secara lebih tepat. Keduanya juga dapat digunakan secara bersamaan sesuai kebutuhan bisnis.
Sistem pencatatan persediaan: perpetual vs periodik
Ada dua sistem utama yang umum digunakan untuk mencatat perubahan persediaan, yaitu perpetual dan periodik.
1. Sistem perpetual
Sistem perpetual mencatat setiap transaksi persediaan secara berkelanjutan. Ketika barang masuk, terjual, dikembalikan, atau mengalami perubahan lainnya, data stok diperbarui sehingga jumlah persediaan dapat dipantau secara lebih real-time.
Sistem ini cocok untuk bisnis dengan volume transaksi tinggi atau jumlah SKU yang banyak. Penggunaan software inventaris, barcode, atau integrasi dengan sistem penjualan juga dapat membantu menjalankan pencatatan perpetual secara lebih efisien.
2. Sistem periodik
Sistem periodik tidak memperbarui jumlah persediaan setiap kali terjadi transaksi. Penghitungan stok dilakukan pada periode tertentu, misalnya setiap akhir bulan atau akhir periode akuntansi, untuk mengetahui jumlah persediaan yang tersedia.
Metode ini cenderung lebih sederhana dan dapat digunakan oleh bisnis dengan jumlah transaksi yang relatif terbatas. Namun, bisnis tidak mendapatkan gambaran stok secara real-time sehingga diperlukan penghitungan fisik secara berkala.
Metode penilaian persediaan barang
Selain menentukan sistem pencatatan, bisnis perlu memilih metode untuk menentukan nilai persediaan. Berikut beberapa metode yang digunakan:
1. FIFO (First-In, First-Out)
FIFO mengasumsikan bahwa barang yang pertama kali masuk merupakan barang yang pertama kali terjual. Metode ini banyak digunakan untuk produk yang memiliki masa simpan terbatas atau perlu dikeluarkan berdasarkan urutan kedatangan.
Dalam kondisi tertentu, FIFO juga dapat membantu mencerminkan aliran barang yang mendekati kondisi operasional sebenarnya, terutama ketika bisnis menjual produk yang mudah mengalami kedaluwarsa.
2. LIFO (Last-In, First-Out)
LIFO mengasumsikan barang yang terakhir masuk merupakan barang yang pertama kali terjual. Metode ini dapat digunakan dalam beberapa sistem akuntansi, tetapi penggunaannya perlu memperhatikan standar akuntansi yang berlaku.
Untuk pelaporan keuangan berdasarkan standar akuntansi yang mengacu pada IFRS, LIFO tidak diperkenankan. Karena itu, bisnis di Indonesia umumnya menggunakan metode lain seperti FIFO atau rata-rata tertimbang sesuai ketentuan yang berlaku.
3. Rata-rata tertimbang (weighted average cost)
Metode rata-rata tertimbang menentukan nilai persediaan berdasarkan rata-rata biaya dari seluruh barang yang tersedia. Setiap unit persediaan pada dasarnya diberikan biaya rata-rata berdasarkan total biaya persediaan yang tersedia.
Metode ini dapat menjadi pilihan ketika bisnis memiliki banyak barang sejenis dengan harga perolehan yang berbeda dan ingin menggunakan satu biaya rata-rata untuk pencatatan.
4. Identifikasi khusus (specific identification)
Metode identifikasi khusus melacak biaya setiap item persediaan secara individual. Artinya, biaya yang dicatat untuk barang yang terjual dapat ditelusuri secara spesifik berdasarkan unit atau barang tertentu.
Metode ini lebih sesuai untuk barang yang unik, bernilai tinggi, atau memiliki karakteristik yang mudah dibedakan, seperti kendaraan, perhiasan, karya seni, atau produk dengan nomor seri tertentu.
Perbedaan metode penilaian persediaan
Agar lebih mudah menentukan metode yang sesuai, berikut perbandingan beberapa metode penilaian persediaan yang umum digunakan.
| Metode | Cara kerja | Cocok untuk |
|---|---|---|
| FIFO | Barang yang masuk lebih dulu dianggap terjual lebih dulu | Produk dengan perputaran cepat atau masa simpan terbatas |
| LIFO | Barang yang masuk terakhir dianggap terjual lebih dulu | Sistem yang memperbolehkan metode LIFO |
| Rata-rata tertimbang | Menggunakan rata-rata biaya seluruh persediaan | Produk sejenis dalam jumlah besar |
| Identifikasi khusus | Melacak biaya setiap barang secara individual | Barang unik atau bernilai tinggi |
Pemilihan metode perlu mempertimbangkan karakteristik produk dan standar akuntansi yang berlaku. Setelah memilih metode, penerapannya juga perlu dilakukan secara konsisten agar data persediaan dan laporan keuangan dapat dibandingkan dari satu periode ke periode berikutnya.
Metode penghitungan fisik persediaan
Pencatatan dalam sistem tetap perlu diverifikasi dengan kondisi stok secara langsung. Berikut beberapa metode penghitungan fisik persediaan yang bisa digunakan:
1. Stocktaking pada tanggal tertentu
Stocktaking merupakan penghitungan fisik persediaan secara menyeluruh pada waktu tertentu, misalnya pada akhir periode akuntansi. Seluruh atau sebagian besar stok dihitung untuk dibandingkan dengan data yang tercatat dalam sistem.
Metode ini memberikan gambaran menyeluruh mengenai kondisi persediaan pada suatu periode, tetapi dapat membutuhkan waktu dan tenaga lebih besar, terutama jika bisnis memiliki banyak SKU.
2. Cycle counting
Cycle counting dilakukan secara bertahap dengan menghitung sebagian stok secara rutin, bukan seluruh persediaan sekaligus. Barang dapat diprioritaskan berdasarkan nilai, tingkat perputaran, atau tingkat kepentingannya.
Dengan cara ini, bisnis dapat memantau akurasi persediaan secara berkelanjutan tanpa harus menghentikan seluruh aktivitas gudang untuk melakukan penghitungan menyeluruh.
Seperti dijelaskan Bill Conway, Practice Director NetSuite di Blue Horseshoe Solutions, pendekatan ini memungkinkan bisnis menghitung barang di area gudang tertentu tanpa perlu menghentikan seluruh operasional untuk melakukan penghitungan fisik secara menyeluruh.
Teknologi untuk mendukung pencatatan persediaan
Teknologi dapat membantu mengurangi pekerjaan manual sekaligus meningkatkan akurasi pencatatan. Beberapa teknologi yang dapat digunakan antara lain:
- Barcode: Menyimpan informasi produk dalam bentuk kode yang dapat dipindai menggunakan scanner. Teknologi ini relatif umum digunakan dalam proses penjualan dan pengelolaan gudang.
- RFID: Menggunakan gelombang radio untuk membaca informasi dari tag tanpa harus melakukan pemindaian langsung satu per satu. Teknologi ini dapat membantu bisnis yang mengelola persediaan dalam jumlah besar.
- QR code: Dapat menyimpan informasi yang lebih kompleks dan dipindai menggunakan perangkat seperti smartphone. Penggunaannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan identifikasi produk.
- Software inventaris: Membantu mengintegrasikan proses pembelian, penerimaan barang, penyimpanan, penjualan, hingga pembaruan stok dalam satu sistem.
Penggunaan teknologi dapat semakin membantu ketika bisnis memiliki banyak SKU atau volume transaksi tinggi. Data dari berbagai aktivitas juga dapat diperbarui secara otomatis sehingga mengurangi kebutuhan input berulang.
Kelebihan dan kekurangan metode pencatatan persediaan
Setiap sistem memiliki karakteristik berbeda, sehingga bisnis perlu mempertimbangkan manfaat dan keterbatasannya sebelum menentukan metode yang digunakan.
| Metode | Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|---|
| Perpetual | Data stok lebih aktual dan mudah dipantau | Membutuhkan sistem dan pencatatan transaksi yang lebih disiplin |
| Periodik | Lebih sederhana dan mudah diterapkan | Tidak memberikan informasi stok secara real-time |
| FIFO | Sesuai untuk produk yang perlu dikeluarkan berdasarkan urutan kedatangan | Hasil penilaian dapat berbeda ketika harga pembelian sering berubah |
| Rata-rata tertimbang | Lebih sederhana untuk barang sejenis dengan harga yang beragam | Tidak menunjukkan biaya setiap unit secara spesifik |
| Identifikasi khusus | Nilai setiap barang dapat ditelusuri secara individual | Kurang praktis untuk produk dengan volume tinggi dan karakteristik seragam |
Cara memilih metode pencatatan persediaan yang tepat
Tidak ada satu metode yang cocok untuk seluruh bisnis. Pertimbangkan beberapa hal berikut sebelum menentukan sistem dan metode yang akan digunakan.
1. Sesuaikan dengan skala dan volume transaksi
Bisnis dengan transaksi dan SKU yang banyak biasanya membutuhkan sistem pencatatan yang dapat memperbarui data secara cepat. Sistem perpetual dapat dipertimbangkan ketika bisnis membutuhkan pemantauan stok yang lebih aktual.
2. Pertimbangkan jenis produk
Karakteristik produk juga menentukan metode yang sesuai. Produk dengan masa simpan terbatas dapat mempertimbangkan FIFO, sedangkan barang unik atau bernilai tinggi dapat menggunakan identifikasi khusus.
3. Perhatikan kebutuhan laporan keuangan
Metode penilaian persediaan harus sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku dan kebutuhan pelaporan bisnis. Pertimbangkan pula dampaknya terhadap perhitungan harga pokok penjualan dan nilai persediaan.
4. Evaluasi kemampuan tim dan teknologi
Pastikan tim mampu menjalankan metode yang dipilih secara konsisten. Jika bisnis menggunakan pencatatan digital, perhatikan pula kemampuan sistem dalam menangani transaksi, barcode, integrasi penjualan, dan pembaruan stok.
5. Pertimbangkan biaya penerapan
Sistem yang lebih kompleks dapat membutuhkan investasi pada software, perangkat, maupun pelatihan karyawan. Bandingkan biaya tersebut dengan volume transaksi dan kebutuhan pengelolaan persediaan bisnis.
6. Pastikan metode dapat diterapkan secara konsisten
Setelah memilih metode, terapkan secara konsisten dari waktu ke waktu. Konsistensi membantu bisnis membandingkan data persediaan antarperiode dan mempermudah proses evaluasi.
Tips meningkatkan akurasi pencatatan persediaan
Selain memilih metode yang tepat, akurasi juga bergantung pada bagaimana sistem tersebut diterapkan dalam operasional sehari-hari.
1. Catat setiap transaksi sesegera mungkin
Pastikan barang masuk, barang keluar, retur, barang rusak, dan penyesuaian stok segera dicatat. Penundaan pencatatan dapat menyebabkan data sistem berbeda dari kondisi fisik.
2. Gunakan kode produk yang konsisten
Setiap produk sebaiknya memiliki kode atau SKU yang jelas dan tidak digunakan untuk barang lain. Hal ini membantu mengurangi kesalahan ketika melakukan pencarian, pencatatan, maupun penghitungan stok.
3. Lakukan penghitungan fisik secara berkala
Meskipun menggunakan sistem perpetual, penghitungan fisik tetap diperlukan untuk memverifikasi akurasi data. Selisih yang ditemukan dapat segera ditelusuri sebelum berdampak lebih besar.
4. Dokumentasikan setiap penyesuaian stok
Jika terdapat perubahan jumlah stok karena kerusakan, kehilangan, retur, atau kesalahan pencatatan, simpan dokumentasinya. Catatan tersebut membantu menjelaskan alasan perubahan data ketika dilakukan audit atau evaluasi.
5. Integrasikan pencatatan dengan sistem penjualan
Integrasi antara sistem inventaris dan penjualan dapat mengurangi input manual. Setiap transaksi yang terjadi dapat langsung memengaruhi data persediaan sehingga risiko keterlambatan pembaruan dapat diminimalkan.
Catat persediaan barang lebih akurat dengan Mekari Desty
Memilih metode pencatatan hanyalah langkah awal. Tantangan sebenarnya ada pada penerapannya yang konsisten. Bagi seller yang berjualan di beberapa marketplace, setiap transaksi dari tiap channel harus tercatat tepat waktu. Jika tidak, data jumlah maupun nilai persediaan bisa berbeda dengan kondisi sebenarnya.
Mekari Desty adalah platform omnichannel marketplace yang membantu seller mencatat pergerakan dan nilai persediaan dari seluruh channel penjualan secara otomatis melalui fitur sistem manajemen inventory. Berikut fitur yang mendukungnya:
- Pencatatan stok otomatis lintas marketplace: Stok diperbarui setiap ada transaksi di Shopee, Tokopedia, TikTok Shop, Lazada, dan channel lainnya, sejalan dengan prinsip sistem perpetual.
- Perhitungan biaya inventori FIFO dan average: Tentukan nilai persediaan dengan metode FIFO atau average sesuai kebutuhan pelaporan bisnis.
- Dukungan FEFO untuk produk berkedaluwarsa: Prioritaskan pengeluaran barang berdasarkan tanggal kedaluwarsa terdekat agar risiko produk kedaluwarsa di gudang berkurang.
- Pelacakan batch dan serial number: Lacak produk hingga level batch dan serial number untuk barang yang perlu ditelusuri secara lebih detail.
- Stock opname terintegrasi: Buat dan proses stock opname langsung dari sistem untuk memverifikasi kesesuaian data dengan stok fisik secara berkala.
- Laporan nilai inventori dan integrasi akuntansi: Pantau nilai inventori akhir bulan, lalu hubungkan data persediaan dengan pembukuan bisnis melalui integrasi Mekari Jurnal.
Mekari Desty menggunakan skema pay as you grow, di mana seller cukup melakukan top up saldo dan biaya dipotong sesuai jumlah pesanan yang selesai. Tanpa biaya langganan bulanan, pencatatan persediaan dari semua marketplace tetap terjangkau di setiap skala bisnis.
Saatnya terapkan pencatatan persediaan yang lebih akurat dan konsisten di semua marketplace bersama Mekari Desty.
References and methodology
Methodology
Methodology
Articles published by Mekari Desty are developed using trusted sources, including official data, company reports, academic research, and insights from industry practitioners. Whenever possible, we refer directly to primary sources before drawing conclusions. Our editorial team reviews and verifies the information to ensure accuracy and relevance. All references are listed so readers can trace each piece of information back to its original source.
Our editorial standards
Our editorial standards
- Primary source first: We consult official product documentation and pricing pages directly, not secondhand summaries or aggregator sites.
- Fact-checking: All product features, pricing, and claims are cross-verified against each platform’s official website at the time of writing.
- No paid placement: Tools are selected based on relevance and fit for Indonesian businesses, not commercial arrangements. Mekari Desty is included as a first-party product and is transparently labeled as such.
- Regular review: Articles are periodically updated to reflect product changes or shifts in market relevance.
