Label Pengiriman Paket: Komponen, Jenis dan Contohnya

Satu label yang tertukar bisa membuat paket terkirim ke alamat yang salah. Risiko ini semakin besar ketika toko online memproses puluhan hingga ratusan pesanan setiap hari, terutama jika label dicetak sekaligus dan ditempel dengan cepat tanpa pengecekan.

Label pengiriman paket berperan penting untuk memastikan setiap paket memiliki informasi tujuan yang benar dan dapat diproses oleh kurir. Karena itu, seller perlu memahami informasi yang harus dicantumkan, ukuran label yang sesuai, cara membuat dan menempelkannya, serta cara mencetak label secara massal untuk mengurangi risiko salah kirim.

Apa itu label pengiriman paket?

Label pengiriman paket adalah lembar atau stiker yang ditempel pada kemasan untuk membantu kurir mengidentifikasi paket dan mengantarkannya ke alamat tujuan. Label ini umumnya memuat nama dan alamat pengirim serta penerima, nomor resi, barcode, dan informasi ekspedisi.

Label pengiriman juga perlu dibedakan dari nomor resi, invoice, dan packing slip. Keempatnya memiliki fungsi yang berbeda dalam proses pemenuhan pesanan, yaitu:

• Label pengiriman: Menunjukkan identitas dan tujuan paket, lalu ditempel di bagian luar kemasan agar mudah dibaca kurir.
• Nomor resi: Kode pelacakan pengiriman yang tercantum pada label untuk memantau status paket.
• Invoice: Dokumen yang menampilkan rincian transaksi dan harga, biasanya dikirim secara digital atau disertakan dalam paket.
• Packing slip: Daftar barang yang disertakan dalam paket untuk membantu tim packing dan pembeli memeriksa kesesuaian isi pesanan.

Fungsi label pengiriman paket

Label pengiriman memiliki beberapa fungsi penting untuk mendukung proses pengiriman paket, di antaranya yaitu:

1. Menunjukkan tujuan paket

Label memuat alamat lengkap penerima yang menjadi acuan kurir dan petugas sortir untuk mengarahkan paket ke lokasi yang benar. Informasi seperti nama jalan, nomor rumah, kelurahan, kecamatan, dan kode pos membantu mengurangi risiko kesalahan tujuan pengiriman.

2. Mengidentifikasi paket

Nomor resi dan barcode membantu membedakan satu paket dari paket lainnya, terutama ketika ekspedisi menangani banyak kiriman sekaligus. Petugas dapat memindai barcode untuk mengidentifikasi paket dan memperbarui statusnya selama proses pengiriman.

3. Mempermudah pelacakan

Nomor resi pada label pengiriman membantu seller dan pembeli memantau status paket melalui sistem pelacakan ekspedisi. Informasi ini juga memudahkan seller mengetahui perkembangan pengiriman dan menindaklanjuti kendala yang terjadi.

Karena itu, pastikan nomor resi tercetak jelas dan sesuai dengan pesanan. Dengan begitu, seller dapat memantau status pengiriman serta memberikan informasi terbaru kepada pembeli ketika terjadi keterlambatan atau kendala.

4. Mencocokkan pesanan dengan paket

Informasi pada label membantu tim packing memastikan paket yang disiapkan sesuai dengan pesanan pembeli. Dengan mencocokkan label dan data pesanan sebelum paket ditutup, tim dapat mengurangi risiko tertukar alamat, salah variasi produk, atau salah jumlah barang.

5. Mengurangi risiko salah kirim

Label pengiriman yang jelas membantu kurir mengidentifikasi alamat tujuan dan mengarahkan paket selama proses penyortiran. Sebaliknya, label yang rusak, sulit dibaca, atau tertukar dapat menyebabkan paket salah kirim, terlambat diterima, atau dikembalikan ke pengirim.

Karena itu, pastikan label mencantumkan alamat lengkap, nomor telepon aktif, dan informasi yang mudah dibaca. Periksa juga kesesuaian label dengan pesanan sebelum ditempel pada paket agar risiko salah kirim dapat dikurangi.

6. Mendukung penanganan klaim dan komplain

Informasi pada label membantu seller menelusuri identitas, tujuan, dan nomor resi paket ketika terjadi kendala pengiriman. Data tersebut dapat digunakan bersama riwayat pelacakan dan bukti pengiriman untuk memeriksa masalah, menindaklanjuti komplain pembeli, atau mengajukan klaim kepada ekspedisi jika diperlukan.

Komponen isi label pengiriman paket

Label pengiriman memuat informasi untuk mengidentifikasi paket dan membantu proses pengantaran. Berikut komponen yang umum dicantumkan beserta fungsinya:

Jenis-jenis label pengiriman paket

Label pengiriman dapat dibuat melalui beberapa cara, tergantung sistem yang digunakan seller untuk mengelola pesanan. Berikut empat jenis label yang umum digunakan seller:

1. Label dari marketplace

Label ini dicetak langsung dari halaman pesanan di marketplace setelah data pengiriman tersedia. Informasi pesanan dan barcode biasanya sudah tercantum sehingga seller tidak perlu memasukkannya kembali secara manual.

Namun, format label dapat berbeda di setiap marketplace. Seller yang berjualan di beberapa platform perlu menyesuaikan proses pencetakan dengan masing-masing sistem.

2. Label dari ekspedisi

Label ini dibuat melalui sistem atau aplikasi ekspedisi sesuai layanan pengiriman yang dipilih. Formatnya mengikuti ketentuan ekspedisi dan memuat informasi yang diperlukan untuk memproses paket.

Jika belum terintegrasi dengan sistem pengelolaan pesanan, seller mungkin perlu membuka sistem ekspedisi dan memproses label secara terpisah untuk setiap pesanan.

3. Label manual atau tulis tangan

Label manual dibuat dengan menuliskan informasi pengirim dan penerima langsung pada kemasan atau stiker. Cara ini tidak memerlukan printer sehingga dapat digunakan untuk pengiriman dalam jumlah sedikit atau sesekali.

Kekurangannya, tulisan yang kurang jelas atau kesalahan penyalinan alamat dapat menghambat pengiriman. Label manual juga tidak otomatis dilengkapi barcode dari sistem ekspedisi.

4. Label kustom

Label kustom memiliki tata letak yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan seller, misalnya dengan menambahkan logo toko atau mengatur posisi informasi. Format yang seragam dapat membantu tim packing mengenali informasi pada label dengan lebih mudah.

Meski begitu, label kustom tetap perlu mengikuti ketentuan ekspedisi, terutama terkait nomor resi, barcode, dan informasi pengiriman yang harus dicantumkan.

Bagi seller yang berjualan di banyak marketplace, sistem pengelolaan pesanan terintegrasi dapat membantu menyatukan alur pencetakan label. Dengan begitu, tim packing tidak perlu terlalu sering berpindah platform untuk memproses pesanan.

Cara membuat label pengiriman paket

Cara membuat label pengiriman dapat disesuaikan dengan volume pesanan dan sistem yang digunakan seller. Berikut beberapa metode yang bisa dipilih:

1. Membuat label secara manual

Cara ini cocok untuk pengiriman dalam jumlah sedikit atau sesekali. Tulis nama, alamat lengkap, dan nomor telepon penerima, kemudian tambahkan informasi pengirim.

Gunakan tulisan yang jelas dan pastikan seluruh informasi alamat tercantum. Jika ekspedisi mewajibkan nomor resi dan barcode, seller tetap perlu membuatnya melalui sistem resmi ekspedisi karena keduanya tidak tersedia secara otomatis pada label tulisan tangan.

2. Menggunakan template desain

Template dari aplikasi desain membantu seller membuat tata letak label yang seragam. Siapkan kolom pengirim, penerima, dan nomor pesanan, lalu cetak label pada kertas stiker yang sesuai.

Namun, jika data pesanan harus dimasukkan secara manual, cara ini masih berisiko menimbulkan kesalahan penyalinan, terutama ketika jumlah pesanan meningkat.

3. Mencetak label melalui ekspedisi

Seller dapat membuat label langsung melalui situs, aplikasi, atau sistem ekspedisi yang digunakan. Setelah memasukkan data pengiriman dan membuat pesanan kirim, seller dapat memperoleh label yang memuat nomor resi serta barcode sesuai layanan yang dipilih.

Cara ini membantu memastikan label mengikuti format ekspedisi. Namun, jika pesanan berasal dari beberapa marketplace atau menggunakan beberapa ekspedisi, seller mungkin perlu mengelola label melalui sistem yang berbeda.

4. Mencetak label melalui agregator atau platform omnichannel

Platform agregator pengiriman membantu seller mengakses beberapa layanan ekspedisi melalui satu sistem. Sementara itu, platform omnichannel dapat membantu menggabungkan pesanan dari berbagai marketplace dan mendukung proses pengelolaannya, termasuk pencetakan label jika fitur tersebut tersedia.

Cara ini cocok untuk bisnis yang menangani banyak pesanan karena dapat mengurangi kebutuhan memasukkan data berulang kali dan berpindah antarsistem. Meski begitu, seller tetap perlu memeriksa kesesuaian label dengan pesanan sebelum menempelkannya.

5. Mencetak label otomatis dari data pesanan

Untuk pesanan dalam jumlah menengah hingga besar, pencetakan label langsung dari sistem pesanan dapat mempercepat proses kerja. Informasi pengiriman, nomor resi, dan barcode dapat terisi otomatis jika sistem mendukung fitur tersebut.

Cara ini mengurangi kebutuhan untuk menyalin data satu per satu. Seller juga dapat mencetak beberapa label sekaligus jika fitur cetak massal tersedia. Sebelum paket dikirim, pastikan setiap label sesuai dengan pesanan agar tidak terjadi kesalahan atau label tertukar.

Kesalahan dalam membuat label pengiriman

Sebagian besar kendala pengiriman dapat terjadi akibat data yang salah atau tidak lengkap. Berikut beberapa kesalahan yang perlu dihindari.

1. Alamat tidak lengkap

Alamat yang tidak mencantumkan informasi penting, seperti nomor rumah, kelurahan, atau kode pos, dapat menyulitkan kurir menemukan lokasi penerima. Pastikan pembeli mengisi alamat secara lengkap sebelum pesanan diproses.

2. Titik peta tidak sesuai

Titik lokasi yang keliru dapat mengarahkan kurir ke tempat yang berbeda dari alamat penerima. Periksa kesesuaian titik peta dengan alamat yang tercantum pada pesanan jika informasi tersebut tersedia.

3. Nomor telepon salah atau tidak aktif

Nomor telepon yang keliru membuat kurir kesulitan menghubungi penerima ketika membutuhkan petunjuk tambahan. Periksa kembali nomor telepon sebelum mencetak label.

4. Label tertukar antarpaket

Label yang tidak sesuai dengan isi paket dapat menyebabkan barang terkirim ke alamat yang salah. Cocokkan label dengan data pesanan sebelum paket disegel dan dipindai sebelum diserahkan kepada kurir jika fasilitas pemindaian tersedia.

5. Barcode rusak atau tertutup

Barcode yang buram, terlipat, atau tertutup bahan lain dapat menyulitkan proses pemindaian saat penyortiran. Pastikan hasil cetak jelas dan barcode tidak terhalang ketika label ditempelkan.

6. Nominal COD tidak sesuai

Kesalahan nominal COD dapat menyebabkan perbedaan antara jumlah yang harus dibayar penerima dan data pengiriman. Cocokkan nominal pada label dengan rincian pesanan sebelum paket dikirim.

7. Label lama masih menempel

Label lama pada kemasan bekas dapat membuat paket salah diarahkan jika informasi sebelumnya masih terbaca. Lepaskan atau tutup label lama sepenuhnya sebelum menempelkan label pengiriman yang baru.

Contoh label pengiriman paket

Berikut contoh label pengiriman paket J&T Express beserta penjelasan informasi yang tercantum di dalamnya.

• Jenis layanan: SAME DAY menunjukkan layanan pengiriman pada hari yang sama.
• Nomor resi: Kode unik untuk mengidentifikasi dan melacak paket selama proses pengiriman.
• Barcode dan QR code: Membantu proses pemindaian dan identifikasi paket oleh sistem atau petugas ekspedisi.
• Informasi penerima dan pengirim: Mencantumkan nama penerima, yaitu Toko Kelontong Sukses, serta pengirim yang tercatat sebagai Manual Order.
• Alamat tujuan: Informasi alamat pengiriman mencakup petunjuk lokasi, yaitu Jalan dengan sepatu rodaku, serta wilayah Jakarta Pusat dan Tanah Abang.
• Informasi paket: Mencakup berat paket sebesar 100 gram dan nomor pesanan yang digunakan untuk mencocokkan paket dengan transaksi.
• Metode pembayaran: Label mencantumkan COD dengan nominal Rp0.
• Rincian produk: Bagian bawah label memuat nama produk Garam Ikan, SKU GI-001, slot Default Slot, dan kuantitas sebanyak satu unit.

Pada bagian bawah label juga terdapat waktu pencetakan, nomor halaman, serta informasi picking list untuk membantu proses penyiapan pesanan. Susunan dan kelengkapan informasi dapat berbeda sesuai layanan ekspedisi serta sistem yang digunakan seller.

Cetak label pengiriman lebih mudah dari semua marketplace dengan Mekari Desty

Label pengiriman yang rapi membantu mengurangi risiko salah kirim, retur, dan waktu yang terbuang saat proses packing. Bagi seller yang menerima pesanan dari beberapa marketplace, pencetakan label menjadi lebih rumit karena harus membuka setiap Seller Centre dengan format label yang berbeda. Ketika jumlah pesanan meningkat, risiko label tertukar antarpaket juga semakin besar.

Mekari Desty adalah platform omnichannel marketplace yang membantu seller memproses pesanan dan mencetak label pengiriman dari berbagai marketplace melalui fitur sistem manajemen order (OMS) dalam satu dashboard. 

Berikut fitur yang mendukung pengelolaan label pengiriman:

• Cetak label pengiriman massal: Cetak label untuk banyak pesanan sekaligus dalam satu batch langsung dari menu pesanan, menghemat waktu saat volume pesanan sedang tinggi.
• Kustomisasi shipping label dan picking list: Atur tampilan label dan picking list agar seragam di semua marketplace serta mudah dibaca oleh tim gudang.
• Pencocokan pesanan dan scan paket: Pindai setiap paket dan cocokkan dengan data pesanan sebelum dikirim, sehingga risiko label tertukar atau salah isi dapat ditekan.
• Pengaturan pengiriman terintegrasi: Atur pengiriman ke berbagai ekspedisi dari satu sistem untuk proses fulfillment yang lebih terkoordinasi.

Mekari Desty tidak menggunakan langganan bulanan. Seller cukup top up saldo, dan biaya dipotong hanya untuk setiap pesanan yang selesai, sehingga biaya mencetak dan memproses label tetap mengikuti volume pesanan yang naik turun.

Saatnya cetak label pengiriman dari semua marketplace lebih rapi dan akurat bersama Mekari Desty.