- Delivery note adalah dokumen yang menyertai barang saat dikirim dan berfungsi sebagai bukti bahwa barang dengan jenis dan jumlah tertentu telah diserahkan serta diterima oleh pihak penerima.
- Delivery note berbeda dengan delivery order, purchase order, dan invoice karena fokusnya adalah mencatat serah terima barang, bukan memberi instruksi pengiriman, memesan, ataupun menagih pembayaran.
- Mekari Desty sebagai platform omnichannel marketplace membantu bisnis mencatat detail pesanan, mencocokkan barang yang dikirim, dan mencetak dokumen pengiriman secara massal, sehingga proses pengiriman lebih terstruktur dan mudah ditelusuri.
Dalam setiap pengiriman barang, selalu ada risiko perbedaan antara barang yang dikirim dan barang yang diterima. Jumlahnya kurang, variannya berbeda, atau barang tiba dalam kondisi rusak. Tanpa dokumen yang jelas, masalah seperti ini sulit diselesaikan karena tidak ada catatan yang bisa dijadikan acuan bersama.
Di sinilah delivery note berperan. Dokumen ini mencatat barang apa saja yang dikirim dan menjadi bukti bahwa barang tersebut telah diterima. Artikel ini membahas pengertian delivery note, fungsi, isi, contoh formatnya, perbedaannya dengan dokumen lain, cara membuat dan menggunakannya, hingga kesalahan yang perlu dihindari.
Apa itu delivery note?
Delivery note adalah dokumen yang menyertai barang saat dikirim dari penjual atau gudang kepada penerima. Dokumen ini berisi rincian barang yang dikirim, seperti nama barang, jumlah, dan kondisi, lalu ditandatangani oleh penerima sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
Delivery note biasanya dibuat dalam beberapa rangkap. Satu salinan disimpan oleh penerima, sementara salinan yang sudah ditandatangani dikembalikan kepada pengirim sebagai arsip dan bukti serah terima.
Di Indonesia, delivery note sering disebut nota pengiriman atau bukti penerimaan barang. Dalam praktiknya, istilah ini juga kerap digunakan bergantian dengan surat jalan karena keduanya sama-sama memuat informasi pengiriman barang.
Delivery note berfokus pada rincian barang yang dikirim dan diterima, bukan nilai transaksi atau tagihan pembayaran.
Apa fungsi delivery note dalam bisnis?
Delivery note memiliki beberapa fungsi penting dalam proses pengiriman barang, yaitu:
1. Bukti serah terima barang
Fungsi utama delivery note adalah membuktikan bahwa barang telah diserahkan kepada penerima. Tanda tangan penerima menunjukkan bahwa barang sudah diterima sesuai dengan jumlah dan kondisi yang tercantum.
2. Alat verifikasi barang yang diterima
Penerima dapat mencocokkan barang yang datang dengan rincian di delivery note. Jika ada perbedaan, seperti jumlah kurang atau barang rusak, penerima dapat langsung mencatatnya di dokumen sebelum menandatanganinya.
3. Dasar penyelesaian klaim dan sengketa
Ketika terjadi perbedaan pendapat tentang barang yang dikirim, delivery note yang sudah ditandatangani menjadi acuan untuk menelusuri masalah. Dokumen ini membantu menentukan apakah kesalahan terjadi saat pengemasan, pengiriman, atau penerimaan.
4. Pendukung pencatatan stok
Delivery note membantu bagian gudang mencatat barang keluar secara akurat. Di sisi penerima, dokumen ini menjadi dasar pencatatan barang masuk ke dalam stok.
5. Pendukung proses penagihan
Meskipun tidak berisi harga, delivery note yang sudah ditandatangani sering digunakan sebagai dokumen pendukung sebelum invoice diterbitkan. Dengan begitu, penjual hanya menagih barang yang benar-benar telah diterima.
6. Arsip dan audit
Delivery note menjadi bagian dari dokumentasi transaksi yang dapat ditelusuri kembali saat audit internal maupun eksternal.
Apa saja isi delivery note?
Agar dapat berfungsi sebagai bukti yang sah, delivery note sebaiknya memuat informasi berikut:
1. Identitas dokumen
Cantumkan judul dokumen, nomor delivery note yang unik, dan tanggal pengiriman. Nomor dokumen memudahkan penelusuran jika suatu saat diperlukan.
2. Data pengirim
Tuliskan nama perusahaan atau toko, alamat, nomor telepon, dan logo jika ada.
3. Data penerima
Tuliskan nama penerima, nama perusahaan (jika ada), alamat pengiriman lengkap, dan nomor kontak yang dapat dihubungi.
4. Nomor referensi
Cantumkan nomor dokumen terkait, seperti nomor purchase order (PO), nomor pesanan, atau nomor invoice. Nomor referensi ini menghubungkan delivery note dengan transaksi yang mendasarinya.
5. Rincian barang
Tuliskan kode barang atau SKU, nama dan deskripsi barang, jumlah, satuan, serta keterangan tambahan seperti nomor batch atau nomor seri jika diperlukan. Pastikan kode barang digunakan secara konsisten agar setiap produk dan variannya mudah dikenali.
6. Informasi pengiriman
Cantumkan nama ekspedisi atau pengemudi, nomor kendaraan, jumlah koli atau paket, dan berat total jika diperlukan.
7. Kolom kondisi dan catatan
Sediakan kolom untuk mencatat kondisi barang saat diterima serta catatan jika ada barang yang kurang, rusak, atau tidak sesuai.
8. Kolom tanda tangan
Sediakan kolom tanda tangan, nama jelas, dan tanggal penerimaan untuk pengirim, pengemudi atau kurir, dan penerima.
Contoh delivery note dan formatnya
Berikut contoh delivery note untuk pengiriman barang dari distributor ke toko ritel.
Penjelasan format
- Nomor delivery note sebaiknya mengikuti pola yang konsisten, misalnya DN/tahun/bulan/nomor urut, agar mudah dicari.
- Nomor referensi PO menghubungkan pengiriman dengan pesanan pembeli, sehingga penerima dapat langsung mencocokkannya.
- Kode barang dicantumkan per varian (warna dan ukuran) agar tidak terjadi salah hitung antarvarian.
- Kolom catatan penerimaan digunakan penerima untuk mencatat barang kurang, rusak, atau berbeda sebelum menandatangani dokumen.
Delivery note dapat dibuat dalam bentuk cetak maupun digital. Untuk bisnis yang mengirim banyak pesanan setiap hari, delivery note digital atau yang dicetak langsung dari sistem membantu mengurangi kesalahan penulisan manual.
Apa perbedaan delivery note, delivery order, surat jalan, po, dan invoice?
Kelima dokumen ini sering digunakan dalam satu rangkaian transaksi, sehingga mudah tertukar. Berikut perbandingannya:
| Dokumen | Fungsi utama | Diterbitkan oleh | Waktu penerbitan | Mencantumkan harga? |
|---|---|---|---|---|
| Purchase order (PO) | Memesan barang secara resmi | Pembeli | Sebelum barang disiapkan | Ya |
| Delivery order (DO) | Instruksi atau otorisasi untuk mengeluarkan dan mengirim barang | Penjual (atau pemilik barang) kepada gudang atau pihak pengirim | Sebelum barang dikeluarkan | Umumnya tidak |
| Surat jalan | Dokumen yang menyertai barang selama perjalanan dan dibawa oleh pengemudi | Penjual atau pengirim | Saat barang dikirim | Umumnya tidak |
| Delivery note | Mencatat rincian barang yang dikirim dan menjadi bukti serah terima | Penjual atau pengirim | Saat barang dikirim, ditandatangani saat diterima | Tidak |
| Invoice | Menagih pembayaran atas barang yang dikirim | Penjual | Setelah atau bersamaan dengan pengiriman | Ya |
Dalam transaksi B2B, kelima dokumen tersebut digunakan sesuai tahapan transaksi. Prosesnya dimulai ketika pembeli menerbitkan purchase order (PO) sebagai pesanan resmi. Setelah itu, penjual menerbitkan delivery order (DO) sebagai instruksi kepada gudang untuk menyiapkan dan mengeluarkan barang.
Saat barang dikirim, surat jalan dan delivery note menyertai pengiriman untuk membantu proses pemeriksaan. Penerima kemudian mencocokkan barang dengan rincian pada delivery note dan menandatanganinya sebagai bukti serah terima. Setelah pengiriman dilakukan, penjual menerbitkan invoice untuk menagih pembayaran berdasarkan transaksi tersebut.
Di Indonesia, surat jalan dan delivery note sering digabungkan dalam satu dokumen yang memuat rincian barang dan kolom tanda tangan penerima. Namun, istilah DO dapat memiliki arti berbeda di industri tertentu. Di pelabuhan, misalnya, DO merupakan dokumen dari perusahaan pelayaran untuk mengambil kontainer.
Bagaimana cara membuat dan menggunakan delivery note?
Berikut langkah membuat dan menggunakan delivery note dalam proses pengiriman:
1. Siapkan template yang konsisten
Buat template delivery note dengan format yang sama untuk semua pengiriman, mencakup seluruh informasi yang dibahas sebelumnya. Template bisa dibuat menggunakan spreadsheet, aplikasi pengolah dokumen, atau dicetak langsung dari sistem pengelolaan pesanan.
2. Isi data berdasarkan pesanan
Isi delivery note berdasarkan PO atau data pesanan. Pastikan kode barang, nama barang, dan jumlah sesuai dengan pesanan agar tidak terjadi selisih sejak awal.
3. Cocokkan barang sebelum dikirim
Sebelum barang dimuat, petugas gudang atau checker gudang mencocokkan barang fisik dengan delivery note. Penggunaan barcode membantu proses pengecekan menjadi lebih cepat dan akurat.
4. Cetak dalam beberapa rangkap
Cetak delivery note minimal dua rangkap, satu untuk penerima dan satu untuk dikembalikan kepada pengirim setelah ditandatangani. Beberapa perusahaan juga menyimpan rangkap ketiga untuk bagian gudang atau keuangan.
5. Minta penerima memeriksa dan menandatangani
Saat barang tiba, minta penerima memeriksa jumlah dan kondisi barang. Jika ada selisih, catat di kolom catatan sebelum dokumen ditandatangani.
6. Tangani selisih dengan jelas
Jika barang dikirim sebagian, kurang, atau rusak, catat rinciannya di delivery note. Untuk pengiriman sebagian, terbitkan delivery note baru untuk sisa barang dengan nomor referensi PO yang sama. Barang yang rusak atau tidak sesuai dapat diproses melalui prosedur retur.
7. Arsipkan dan perbarui data
Simpan salinan delivery note yang sudah ditandatangani, lalu perbarui data stok dan status pesanan. Dokumen ini juga menjadi dasar bagi bagian keuangan untuk menerbitkan invoice.
Kesalahan dalam mengelola delivery note bukan hanya berisiko menimbulkan ketidaksesuaian data, tetapi juga dapat menambah beban administrasi pengiriman.
Data tersebut menunjukkan bahwa otomatisasi bukti pengiriman masih belum diterapkan secara menyeluruh. Bagi bisnis dengan volume pesanan tinggi, kondisi ini menjadi pengingat bahwa pencatatan dokumen yang rapi dan proses administrasi yang efisien diperlukan agar tim dapat mengurangi waktu untuk pekerjaan administratif dan berfokus pada aktivitas operasional lainnya.
Kesalahan yang Perlu Dihindari saat Mengelola Delivery Note
Kesalahan dalam dokumen pengiriman dapat menghambat proses distribusi, memicu keterlambatan, dan menyulitkan koordinasi antara pihak yang terlibat.
Meskipun survei tersebut berfokus pada pengiriman internasional, temuan ini menunjukkan bahwa dokumen yang tidak akurat dapat langsung menghambat pengiriman. Berikut kesalahan yang perlu dihindari.
1. Rincian barang tidak sesuai pesanan
Jumlah, varian, atau kode barang yang tidak sesuai dengan pesanan membuat penerima kesulitan memverifikasi barang. Selalu cocokkan delivery note dengan PO atau data pesanan sebelum dicetak.
2. Tidak mencantumkan nomor referensi
Delivery note tanpa nomor PO atau nomor pesanan sulit dihubungkan dengan transaksi terkait, terutama ketika ada banyak pengiriman ke penerima yang sama.
3. Penerima menandatangani tanpa memeriksa barang
Tanda tangan tanpa pemeriksaan membuat delivery note tidak lagi mencerminkan kondisi barang yang sebenarnya. Akibatnya, klaim barang kurang atau rusak yang muncul belakangan sulit dibuktikan.
4. Tidak mencatat selisih atau kerusakan
Jika ada barang yang kurang atau rusak tetapi tidak dicatat di delivery note, pengirim tidak memiliki informasi untuk menindaklanjutinya. Selisih ini juga dapat membuat data stok tidak akurat.
5. Nomor dokumen tidak berurutan atau ganda
Nomor delivery note yang tidak konsisten menyulitkan penelusuran dan berisiko membuat satu pengiriman tercatat dua kali.
6. Arsip tidak tersimpan dengan rapi
Delivery note yang hilang atau tidak diarsipkan membuat bisnis kehilangan bukti serah terima saat terjadi sengketa atau audit.
7. Pencatatan manual untuk volume pengiriman tinggi
Menulis delivery note secara manual untuk puluhan hingga ratusan pengiriman setiap hari rawan salah ketik dan membutuhkan banyak waktu. Gunakan sistem yang dapat membuat dokumen pengiriman langsung dari data pesanan.
Kelola Pesanan dan Proses Pengiriman Lebih Terstruktur dengan Mekari Desty
Delivery note membantu memastikan barang yang dikirim sesuai dengan barang yang diterima. Namun, bagi bisnis online yang memproses ratusan hingga ribuan pesanan dari berbagai marketplace setiap hari, membuat dan mencocokkan dokumen pengiriman secara manual sangat menyita waktu dan rawan kesalahan.
Mekari Desty adalah platform omnichannel marketplace yang membantu bisnis mengelola pesanan dan proses pengiriman dari berbagai channel penjualan dalam satu sistem terpusat. Berikut fitur yang mendukung proses pengiriman yang lebih terstruktur:
- Detail pesanan tercatat lengkap: Setiap pesanan dari Shopee, Tokopedia, TikTok Shop, Lazada, dan channel lain tercatat lengkap dan real-time dalam satu dasbor melalui fitur sistem manajemen order.
- Picking dan packing terstandar: Proses pengambilan dan pengemasan barang mengikuti alur yang sama untuk mengurangi kesalahan di gudang.
- Pencocokan pesanan dan scan outbound: Pastikan setiap paket sesuai dengan pesanan sebelum diserahkan ke kurir, sehingga risiko salah kirim dapat ditekan.
- Cetak label pengiriman massal dan kustom: Cetak label pengiriman hingga ribuan pesanan dalam satu batch, serta sesuaikan shipping label dan picking list dengan kebutuhan gudang.
- Purchase order dan penerimaan barang: Catat pembelian ke supplier dan penerimaan barang masuk secara terstruktur melalui fitur sistem manajemen gudang.
- Integrasi dengan Mekari Jurnal: Hubungkan data penjualan dengan pembukuan secara real-time untuk mendukung proses penagihan dan pelaporan keuangan.
Seluruh fitur ini dapat digunakan tanpa biaya langganan bulanan. Melalui sistem “pay as you grow”, bisnis cukup top up saldo dan biaya hanya dipotong untuk setiap pesanan yang selesai, sehingga biaya operasional tetap terjangkau dan mengikuti volume pengiriman.
Saatnya kelola pesanan dan proses pengiriman dari semua channel lebih terstruktur bersama Mekari Desty!
References and methodology
Methodology
Methodology
Articles published by Mekari Desty are developed using trusted sources, including official data, company reports, academic research, and insights from industry practitioners. Whenever possible, we refer directly to primary sources before drawing conclusions. Our editorial team reviews and verifies the information to ensure accuracy and relevance. All references are listed so readers can trace each piece of information back to its original source.
Our editorial standards
Our editorial standards
- Primary source first: We consult official product documentation and pricing pages directly, not secondhand summaries or aggregator sites.
- Fact-checking: All product features, pricing, and claims are cross-verified against each platform’s official website at the time of writing.
- No paid placement: Tools are selected based on relevance and fit for Indonesian businesses, not commercial arrangements. Mekari Desty is included as a first-party product and is transparently labeled as such.
- Regular review: Articles are periodically updated to reflect product changes or shifts in market relevance.
References
References
Â
Microlise. “Microlise Industry Report 2025: Standing at the Crossroads”
