- Sistem pre order adalah strategi penjualan yang mengharuskan pelanggan melakukan pemesanan dan pembayaran di awal sebelum produk resmi diproduksi atau siap dikirimkan.
- Alur kerja sistem ini dimulai dari pembukaan sesi pemesanan, pembayaran oleh konsumen, pendataan pesanan, proses produksi sesuai jumlah order, hingga pengiriman barang ke alamat tujuan.
- Strategi ini memberikan keuntungan besar bagi bisnis karena mampu menekan risiko kerugian akibat barang tidak laku, menghemat biaya operasional gudang, serta membantu penyediaan modal awal.
- Penerapan sistem ini sangat ideal dilakukan ketika modal usaha masih terbatas, saat ingin menguji respons pasar terhadap produk baru, atau ketika menjual produk yang bersifat custom dan handmade.
- Kunci keberhasilan sistem ini terletak pada penyampaian estimasi waktu yang jelas, komunikasi yang aktif dengan pelanggan, serta penggunaan sistem manajemen order yang teratur.
Sistem pre order menjadi salah satu strategi penjualan yang banyak digunakan oleh berbagai jenis bisnis, mulai dari fashion, kuliner, hingga produk handmade.
Selain membantu mengurangi risiko penumpukan stok, sistem ini juga dinilai lebih efisien dalam mengatur produksi dan modal usaha.
Tidak heran jika banyak pelaku bisnis, terutama UMKM dan online shop, mulai menerapkan sistem pre order untuk mendukung operasional penjualan mereka.
Apa Itu Sistem Pre Order dalam Bisnis
Pre order adalah sistem pembelian di mana pelanggan melakukan pemesanan dan pembayaran terlebih dahulu sebelum produk tersedia atau siap dikirim.
Dalam praktiknya, penjual biasanya membuka periode pemesanan dalam jangka waktu tertentu. Setelah periode tersebut selesai, produk akan mulai diproduksi atau disiapkan sesuai jumlah pesanan yang masuk.
Sistem ini umum digunakan untuk produk custom, produk limited edition, hingga barang baru yang memiliki permintaan tinggi tetapi stok terbatas.
Biasanya, penjual juga memberikan informasi terkait batas waktu pemesanan, estimasi produksi, jadwal pengiriman, dan ketentuan pembayaran kepada pelanggan.
Dengan sistem pre order, bisnis dapat menyesuaikan jumlah produksi berdasarkan permintaan pasar sehingga operasional menjadi lebih efisien.
Cara Kerja Pre Order
Lantas bagaimana cara kerja pre order dalam operasionalisasi bisnis? Berikut ini adalah penjabaran selengkapnya.
1. Penjual membuka pemesanan produk
Tahap pertama dimulai ketika penjual membuka pemesanan produk secara pre order. Informasi pemesanan biasanya diumumkan melalui media sosial, website, marketplace, atau aplikasi chat bisnis.
Pada tahap ini, penjual akan menjelaskan detail produk, harga, batas waktu pemesanan, hingga estimasi pengiriman barang. Informasi yang jelas sangat penting agar pelanggan memahami alur pemesanan sebelum melakukan transaksi.
2. Customer melakukan order & pembayaran
Setelah pelanggan tertarik dengan produk yang ditawarkan, mereka dapat langsung melakukan pemesanan melalui chat atau checkout di marketplace.
Selanjutnya, pelanggan melakukan pembayaran sesuai metode yang telah disediakan oleh penjual, seperti transfer bank, e-wallet, atau virtual account.
Dalam sistem pre order, pembayaran biasanya dilakukan di awal sebagai tanda jadi atau pelunasan penuh sebelum produk diproses.
3. Penjual mengumpulkan pesanan
Setelah pembayaran diterima, penjual akan mendata seluruh pesanan pelanggan. Data yang dikumpulkan umumnya meliputi nama pelanggan, alamat pengiriman, nomor telepon, jumlah barang, dan detail produk yang dipesan.
Tahap ini penting agar proses produksi dan pengiriman dapat berjalan lebih rapi dan terorganisir.
4. Produk diproduksi atau disiapkan
Jika periode pre order sudah selesai, penjual akan mulai memproduksi atau menyiapkan barang sesuai jumlah pesanan yang masuk.
Karena produksi dilakukan berdasarkan permintaan pelanggan, bisnis dapat mengurangi risiko stok berlebih dan meminimalkan kerugian akibat barang tidak terjual.
5. Barang dikirim ke pelanggan
Setelah produk selesai diproduksi atau siap dikirim, penjual akan melakukan proses pengiriman kepada pelanggan sesuai estimasi waktu yang telah diinformasikan sebelumnya.
Pada tahap ini, penting bagi bisnis untuk memberikan update status pengiriman agar pelanggan merasa lebih nyaman dan percaya terhadap layanan yang diberikan.
Contoh Pre Order dalam Bisnis
Bagi Anda yang ingin menerapkan sistem pre-order dalam bisnis, Anda bisa mempelajari beberapa contoh penerapannya agar bisa mempelajarinya dengan baik.
Produk fashion custom
Bisnis fashion sering menggunakan sistem pre order untuk produk custom, seperti pakaian dengan ukuran tertentu, pilihan warna khusus, atau desain eksklusif sesuai permintaan pelanggan.
Dengan metode ini, penjual tidak perlu memproduksi stok dalam jumlah besar sebelum ada pesanan masuk.
Makanan rumahan
Bisnis kuliner rumahan juga banyak menerapkan sistem pre order, terutama untuk makanan harian, mingguan, atau menu khusus. Sistem ini membantu penjual memperkirakan kebutuhan bahan baku dan mengurangi risiko makanan tidak habis terjual.
Gadget launching
Saat peluncuran gadget baru, sistem pre order sering digunakan karena tingginya minat pelanggan dan keterbatasan stok produk di awal perilisan. Melalui pre order, pelanggan dapat memastikan produk tersedia untuk mereka begitu stok resmi dirilis.
Produk handmade
Produk handmade seperti kerajinan tangan, dekorasi, atau hampers biasanya membutuhkan waktu produksi lebih lama karena dibuat secara manual.
Oleh karena itu, sistem pre order menjadi solusi yang tepat agar proses pengerjaan lebih teratur sesuai jumlah pesanan.
Keuntungan Sistem Pre Order
Terdapat beberapa keuntungan dari sistem pre-order jika diimplementasikan dalam bisnis. Berikut ini adalah beberapa diantaranya.
a. Tidak perlu stok besar
Karena produksi dilakukan berdasarkan jumlah pesanan yang masuk, bisnis tidak perlu menyimpan stok dalam jumlah besar. Hal ini membantu mengurangi risiko penumpukan barang di gudang sekaligus menghemat biaya penyimpanan.
b. Mengurangi risiko kerugian
Sistem pre order memungkinkan produk dibuat sesuai permintaan pelanggan. Dengan begitu, risiko kerugian akibat barang tidak terjual menjadi lebih kecil dibandingkan sistem penjualan biasa.
c. Modal lebih kecil
Pembayaran yang dilakukan pelanggan di awal dapat membantu bisnis memperoleh modal untuk proses produksi. Cara ini sangat cocok bagi UMKM atau bisnis baru yang masih memiliki keterbatasan modal usaha.
d. Produksi sesuai permintaan
Jumlah pesanan yang sudah jelas membantu bisnis mengatur proses produksi dengan lebih efektif. Selain itu, bisnis juga dapat fokus memenuhi kebutuhan pelanggan tanpa harus memproduksi barang secara berlebihan.
Kapan Harus Menggunakan Sistem Pre Order
Penjual dapat menerapkan sistem pre-order. Jika bisnis Anda memiliki beberapa kriteria di bawah ini maka sistem pre order menjadi salah satu solusi terbaik, antara lain sebagai berikut:
Saat modal terbatas
Sistem pre order membantu bisnis tetap berjalan tanpa perlu mengeluarkan biaya produksi besar di awal. Dengan begitu, arus kas bisnis menjadi lebih aman dan terkontrol.
Saat ingin test produk baru
Jika bisnis ingin meluncurkan produk baru, pre order dapat digunakan untuk melihat respons pasar terlebih dahulu sebelum produksi massal dilakukan
Saat produk custom
Produk yang dibuat sesuai permintaan pelanggan lebih cocok menggunakan sistem pre order karena membutuhkan proses produksi khusus.
Saat permintaan belum pasti
Jika penjualan masih belum menentu, sistem pre order dapat membantu bisnis menyesuaikan jumlah produksi dengan permintaan aktual pelanggan.
Tips Sukses Jualan Pre Order
Agar penerapan sistem pre-order dapat berjalan dengan baik, berikut ini adalah beberapa tips yang bisa Anda terapkan dalam operasionalisasi bisnis.
Jelaskan estimasi waktu dengan jelas
Pastikan pelanggan mengetahui estimasi waktu mulai dari pemesanan, produksi, hingga pengiriman barang. Timeline yang jelas membantu mengurangi risiko komplain dan meningkatkan kepercayaan pelanggan.
Bangun kepercayaan customer
Kepercayaan menjadi faktor penting dalam sistem pre order karena pelanggan melakukan pembayaran sebelum barang tersedia. Oleh karena itu, pastikan bisnis memberikan pelayanan yang baik, responsif, dan tepat waktu.
Gunakan sistem pembayaran aman
Sediakan metode pembayaran cashless yang aman dan mudah digunakan, seperti transfer bank, mobile banking, virtual account, atau e-wallet.
Sistem pembayaran yang praktis dapat membantu mempercepat proses transaksi pelanggan.
Komunikasi aktif selama proses
Selalu berikan update terkait status pesanan kepada pelanggan, terutama jika terdapat perubahan jadwal produksi atau pengiriman. Komunikasi yang aktif dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun loyalitas jangka panjang.
Kesimpulan
Sistem pre order dapat menjadi strategi penjualan yang efektif untuk membantu bisnis mengurangi risiko stok berlebih, menghemat modal, dan meningkatkan efisiensi produksi.
Namun, semakin banyak pesanan yang masuk, proses pengelolaan order juga menjadi lebih kompleks jika masih dilakukan secara manual.
Karena itu, bisnis membutuhkan sistem yang dapat membantu mengatur pesanan pelanggan secara lebih terorganisir.
Dengan menggunakan sistem manajemen order (OMS) Mekari Desty, bisnis dapat mengelola pesanan dari berbagai channel penjualan, memantau status order secara real-time, hingga membantu proses operasional menjadi lebih praktis dan efisien.
