- Delivery order adalah okumen legal yang memastikan transparansi, akuntabilitas, dan kelancaran setiap transaksi pengiriman.
- Delivery order memiliki 5 fungsi utama bagi bisnis meliputi, memperluas jangkauan pasar, menghemat waktu transaksi, mendorong konversi penjualan, memungkinkan pelacakan real-time, dan menjadi bukti hukum yang sah.
- Delivery order yang valid harus mencakup identitas dokumen resmi, informasi pengiriman, nomor resi unik, detail barang, serta identitas penerima dan pengirim yang lengkap.
- Dengan sistem distribusi yang rapi, bisnis dapat melakukan ekspansi pasar secara nasional maupun internasional tanpa kendala koordinasi.
Dalam ekosistem bisnis modern, terutama pada sektor e-commerce dan distribusi, Delivery Order (DO) merupakan instrumen vital dalam operasional harian.
Baik bagi UMKM maupun korporasi besar, pengelolaan pengiriman yang sistematis dan terdokumentasi adalah kunci utama dalam menyelaraskan kepuasan pelanggan dengan efisiensi operasional perusahaan.
Apa itu Delivery Order?
Delivery order adalah proses pengantaran barang yang disertai dengan dokumen resmi sebagai bukti transaksi antara pihak pengirim dan penerima.
Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai pengantar barang, tetapi juga menjadi bukti sah bahwa barang telah dikirim sesuai dengan pesanan.
Dalam praktiknya, DO menciptakan transparansi penuh dalam rantai pasok. Hal ini menegaskan bahwa dokumen digital maupun fisik seperti DO menjadi semakin krusial untuk menghindari kerugian akibat kesalahan pengiriman.
Fungsi Delivery Order dalam Bisnis
Dalam praktiknya, delivery order memiliki beberapa fungsi yang cukup penting dalam operasionalisasi bisnis. Berikut ini adalah penjabaran selengkapnya.
1. Memperluas Jangkauan Pasar
Sistem pengiriman yang terorganisir memungkinkan bisnis melayani pelanggan lintas kota dan provinsi tanpa harus memiliki toko fisik di setiap lokasi.
Data Asosiasi E-Commerce Indonesia (idEA) menunjukkan bahwa lebih dari 60% transaksi online dilakukan oleh konsumen di luar kota tempat seller beroperasi. Hal ini sekaligus menegaskan betapa pentingnya sistem delivery yang andal.
2. Meningkatkan Efisiensi Waktu Pembelian
Pelanggan tidak perlu datang langsung ke toko untuk mendapatkan produk yang diinginkan. Terlebih lagi, banyak layanan pengiriman yang menyediakan opsi ekspres, sehingga barang bisa sampai dalam waktu singkat.
Saat ini, mayoirtas konsumen di Asia Tenggara memilih berbelanja dari platform yang menawarkan opsi pengiriman cepat dibandingkan platform tanpa opsi tersebut.
3. Mendorong Peningkatan Transaksi dan Keuntungan
Kemudahan pengiriman secara langsung memengaruhi konversi penjualan. Toko online yang menawarkan berbagai opsi pengiriman memiliki tingkat konversi lebih tinggi dibandingkan toko dengan pilihan pengiriman terbatas.
Semakin mudah proses pemesanan dan pengiriman, semakin besar peluang bisnis mencatat transaksi.
4. Memudahkan Pelacakan Barang Secara Real-Time
Setiap delivery order umumnya dilengkapi dengan nomor resi unik yang memungkinkan pelacakan status pengiriman secara langsung. Fitur ini meningkatkan kepercayaan pelanggan.
Laporan Narvar Consumer Study menyebutkan bahwa 83% pembeli online menginginkan pembaruan status pengiriman secara rutin, dan bisnis yang menyediakan pelacakan real-time memiliki tingkat retensi pelanggan yang lebih baik.
5. Bukti Sah Pengiriman yang Dapat Dipertanggungjawabkan
Delivery order menjadi dokumen legal yang melindungi kedua pihak baik itu pengirim dan penerima dari potensi sengketa.
Dalam konteks B2B (bisnis ke bisnis), dokumen ini bahkan menjadi acuan dalam proses pembayaran dan rekonsiliasi keuangan.
Komponen Utama dalam Delivery Order
Agar delivery order berfungsi secara optimal, dokumen ini harus memuat beberapa elemen standar berikut:
Identitas Dokumen Resmi
Mencakup kop surat perusahaan, nomor dokumen, tanggal penerbitan, tanda tangan pejabat berwenang, dan cap perusahaan. Kelengkapan ini menegaskan keabsahan hukum dokumen.
Informasi Pengiriman
Meliputi tanggal dan estimasi waktu pengiriman, jenis layanan pengiriman yang dipilih (reguler, ekspres, same-day), serta nama ekspedisi atau kurir yang bertanggung jawab.
Nomor Referensi Pengiriman
Nomor unik atau biasa disebut nomor resi atau tracking number berperan sebagai identifikasi tunggal setiap paket. Nomor ini digunakan untuk pelacakan, klaim, dan rekonsiliasi data.
Detail Barang
Mencakup nama barang, jumlah, berat, dimensi, dan kondisi barang saat dikirim. Informasi ini penting untuk keperluan asuransi pengiriman dan verifikasi di titik penerimaan.
Identitas Penerima
Nama lengkap, alamat lengkap beserta kode pos, dan nomor kontak aktif penerima. Ketidaklengkapan data ini menjadi salah satu penyebab utama gagal kirim.
Identitas Pengirim dan Pengantar
Nama pengirim, alamat asal, serta data kurir atau pengantar termasuk nomor identitas dan nomor kendaraan (bila relevan).
Contoh Penerapan Delivery Order dalam Praktik Bisnis
Dalam implementasinya, Anda bisa menerapkan beberapa contoh delivery order dalam menjalankan operasional bisnis. Berikut ini adalah beberapa diantaranya
a. DO Pemesanan via Telepon atau Langsung
Pelanggan memesan secara langsung; kurir mengantarkan sesuai jadwal yang disepakati. Umum digunakan oleh UMKM dan bisnis kuliner.
b. DO Pengiriman via Ojek Online
Layanan seperti GoSend dan GrabExpress memungkinkan pengiriman instan dengan berbagai tingkat kecepatan. Makin cepat layanan, makin tinggi biayanya. Model ini sangat populer untuk pengiriman dalam kota dengan estimasi 1–3 jam.
c. DO Paket Belanja Online via Ekspedisi
Dikelola oleh perusahaan logistik seperti JNE, J&T, SiCepat, atau Pos Indonesia. Barang dikirim sesuai estimasi waktu yang tertera saat checkout, biasanya 1–7 hari kerja tergantung tujuan.
d. DO Pengiriman B2B dari Supplier ke Toko
Jenis ini melibatkan dokumen yang lebih lengkap: surat jalan, faktur komersial, dan purchase order. Volume pengiriman lebih besar dan memerlukan prosedur penerimaan yang lebih ketat di titik tujuan.
Cara Mengelola Delivery Order Secara Efisien
Lantas seperti apakah cara mengelola delivery order yang tepat supaya efektif dan efisien? Beberapa penjelasan berikut ini bisa Anda pelajari selengkapnya.
1. Terapkan Sistem Omnichannel Terpusat
Pengelolaan pesanan dari berbagai kanal (marketplace, media sosial, website) secara terpisah meningkatkan risiko kesalahan.
Platform omnichannel memungkinkan bisnis memantau seluruh pesanan dari satu dasbor, memperbarui stok secara otomatis, dan mempercepat proses packing hingga pengiriman.
2. Optimalkan Rute Pengiriman (Route Mapping)
Rute yang tidak efisien langsung berdampak pada biaya bahan bakar dan keterlambatan. Gunakan perangkat lunak manajemen rute untuk merencanakan jalur pengiriman paling efisien, mempertimbangkan waktu tempuh dan kondisi lalu lintas.
Riset dari UPS menunjukkan bahwa optimasi rute dapat mengurangi jarak tempuh pengiriman rata-rata 10–15%, yang setara dengan penghematan biaya operasional yang signifikan.
3. Pilih Mitra Ekspedisi yang Tepat
Ekspedisi yang tepat bukan selalu yang paling murah, melainkan yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis dan ekspektasi pelanggan.
Pertimbangkan cakupan wilayah, kecepatan pengiriman, sistem pelacakan, reputasi penanganan barang, dan kemudahan klaim bila terjadi kerusakan atau kehilangan.
4. Implementasikan Konfirmasi Otomatis
Notifikasi otomatis via SMS, email, atau WhatsApp untuk setiap tahap pengiriman mulai dari konfirmasi pesanan, proses pengemasan, pengambilan oleh kurir, hingga konfirmasi penerimaan, sehingga dapat mengurangi volume pertanyaan pelanggan secara drastis.
5. Manfaatkan Teknologi Manajemen Pengiriman
Software manajemen delivery order kini mencakup berbagai modul terintegrasi:
- Order Management System (OMS): mengelola siklus pesanan dari awal hingga selesai
- Warehouse Management System (WMS): mengatur penyimpanan dan pengambilan barang di gudang
- Delivery Management System (DMS): memantau status pengiriman secara real-time
- Omnichannel: mengintegrasikan seluruh operasi bisnis dalam satu sistem
Untuk pemanfaatan teknologi serta software dalam mengelola delivery order, sistem manajemen order (OMS) Mekari Desty dapat menjadi salah satu solusi.
Selain pengelolaan pengiriman, Anda bisa melakukan pengelolaan gudang, stok, serta menghimpun laporan bisnis dalam satu platform omnichannel marketplace.
Tantangan Umum dalam Pengelolaan Delivery Order
Meskipun sistem delivery order telah berkembang pesat, sejumlah tantangan masih kerap dihadapi bisnis:
- Kesalahan data penerima: Alamat tidak lengkap atau nomor telepon tidak aktif menjadi penyebab utama gagal kirim. Studi menunjukkan hingga 15% paket mengalami keterlambatan akibat data penerima yang tidak akurat.
- Ketidaksesuaian stok: Pesanan diterima saat barang sudah habis di gudang, menyebabkan pembatalan mendadak.
- Keterlambatan ekspedisi: Terutama pada periode puncak seperti Harbolnas atau Lebaran, kapasitas ekspedisi kerap melebihi batas.
- Kurangnya visibilitas pengiriman: Tanpa sistem pelacakan yang baik, baik penjual maupun pembeli tidak bisa memantau posisi barang secara akurat.
Kesimpulan
Delivery order adalah bagian penting dalam operasional bisnis, terutama di era digital saat ini. Tanpa pengelolaan yang tepat, proses pengiriman dapat menjadi hambatan yang berdampak pada kepuasan pelanggan dan reputasi bisnis.
Dengan menerapkan strategi yang tepat, mulai dari penggunaan omnichannel, optimasi rute, hingga pemanfaatan software, Anda dapat meningkatkan efisiensi sekaligus memastikan setiap pesanan sampai ke tangan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat.
Jika dikelola dengan baik, delivery order bukan hanya sekadar proses logistik, tetapi juga dapat menjadi keunggulan kompetitif bagi bisnis Anda.
