Apa itu Shrinkage? Definisi, Penyebab, dan Tips Cegah Kerugian hingga $112,1M

Setiap bisnis retail pasti memperkirakan akan ada sedikit kerugian stok, entah karena barang rusak, salah hitung saat penerimaan, atau kesalahan pencatatan. Namun, yang sering luput diperhatikan adalah bagaimana kerugian kecil tersebut bisa menumpuk dan perlahan menggerus profit, bahkan tanpa ada satu kejadian besar yang langsung terlihat.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari apa itu shrinkage, rumus untuk menghitungnya, contoh perhitungan, alasan bisnis perlu memantau shrinkage, penyebab utamanya, hingga tips mengelola stok untuk mengurangi risiko shrinkage.

Apa itu shrinkage?

Shrinkage adalah selisih antara jumlah inventaris yang seharusnya dimiliki berdasarkan catatan sistem dengan jumlah stok yang benar-benar tersedia secara fisik di rak atau gudang. 

Sederhananya, jika sistem mencatat 500 unit produk, tetapi saat dilakukan penghitungan fisik hanya ditemukan 472 unit, berarti terdapat 28 unit stok yang mengalami shrinkage.

Shrinkage tidak selalu disebabkan oleh pencurian. Selisih stok juga dapat muncul akibat kesalahan pencatatan, barang rusak, kehilangan selama proses pemindahan, kesalahan penerimaan barang, hingga kecurangan dari pihak internal maupun vendor.

Masalahnya, shrinkage sering kali tidak langsung terlihat. Selisih stok baru diketahui ketika bisnis melakukan penghitungan fisik dan menemukan bahwa jumlah barang yang tersedia ternyata lebih sedikit dibanding catatan sistem. 

Artinya, semakin lama bisnis menunda pengecekan, semakin sulit pula mengetahui kapan dan bagaimana kehilangan tersebut terjadi.

Rumus menghitung shrinkage

Menghitung shrinkage membantu bisnis mengetahui seberapa besar nilai inventaris yang hilang sekaligus mengukur tingkat kehilangan stok dibandingkan dengan inventaris yang seharusnya tersedia. 

1. Hitung nilai shrinkage

Rumus:

Shrinkage (Rp) = Nilai Inventaris Tercatat – Nilai Inventaris Aktual

Nilai inventaris tercatat adalah nilai stok yang seharusnya tersedia berdasarkan sistem, sedangkan nilai inventaris aktual adalah nilai stok yang benar-benar ditemukan setelah penghitungan fisik.

2. Hitung persentase shrinkage

Setelah mengetahui nilai shrinkage, bisnis dapat menghitung persentasenya dengan rumus:

Persentase Shrinkage = (Shrinkage ÷ Nilai Inventaris Tercatat) × 100%

Sebaiknya perhitungan menggunakan harga cost atau harga pokok barang, bukan harga jual retail. Penggunaan harga jual dapat membuat nilai shrinkage terlihat lebih besar dan menghasilkan perbandingan yang kurang tepat dengan benchmark industri.

Contoh kasus perhitungan shrinkage

Agar lebih mudah dipahami, berikut contoh sederhana perhitungan shrinkage pada sebuah toko fashion.

Misalnya, toko memiliki data inventaris pada akhir bulan sebagai berikut:

Setelah dilakukan penghitungan fisik, ternyata nilai stok yang benar-benar ditemukan hanya Rp621.000.000.

1. Hitung nilai shrinkage

Rp675.000.000 – Rp621.000.000 = Rp54.000.000

Artinya, terdapat selisih inventaris senilai Rp54 juta yang tidak ditemukan secara fisik.

2. Hitung persentase shrinkage

(Rp54.000.000 ÷ Rp675.000.000) × 100% = 8%

Jadi, tingkat shrinkage toko tersebut adalah 8% dari nilai inventaris yang seharusnya tersedia.

Sebagai gambaran, jika bisnis mengalami shrinkage sebesar Rp54 juta, kerugian tersebut tidak selalu berasal dari satu kejadian besar. Bisa saja nilainya terbentuk dari berbagai kejadian kecil, seperti beberapa barang rusak yang tidak dicatat, kesalahan saat menerima stok, salah input jumlah barang, hingga produk yang hilang.

Inilah alasan mengapa penghitungan shrinkage secara rutin penting dilakukan. Bisnis tidak hanya mengetahui bahwa ada stok yang hilang, tetapi juga memiliki kesempatan untuk mencari sumber masalahnya lebih awal.

Mengapa bisnis perlu menghitung shrinkage?

Ada beberapa alasan mengapa pengukuran shrinkage penting dilakukan secara berkala.

1. Mengetahui besarnya kerugian inventaris

Tanpa angka yang jelas, bisnis akan sulit mengetahui seberapa besar kerugian yang sebenarnya terjadi. Perhitungan shrinkage mengubah kehilangan stok menjadi angka yang dapat diukur dan dipantau dari waktu ke waktu.

2. Menemukan masalah lebih cepat

Semakin sering stok diperiksa, semakin pendek jarak antara terjadinya kehilangan dan waktu ketika masalah tersebut ditemukan. Hal ini membuat bisnis lebih mudah menelusuri penyebabnya sebelum bukti atau data pendukung semakin sulit ditemukan.

3. Mengidentifikasi pola kehilangan

Jika shrinkage dihitung secara rutin, bisnis dapat melihat pola tertentu. Misalnya, selisih stok selalu muncul pada SKU yang sama, gudang tertentu, atau periode tertentu. Pola tersebut dapat menjadi petunjuk untuk menemukan sumber masalah.

4. Menjaga akurasi data inventaris

Data stok yang akurat sangat penting untuk menentukan kapan harus melakukan pembelian, memenuhi pesanan pelanggan, maupun mengalokasikan stok antar lokasi. Jika terdapat banyak stok yang sebenarnya sudah hilang tetapi masih tercatat di sistem, keputusan bisnis juga berisiko menjadi tidak tepat.

5. Mengurangi dampak terhadap profit

Stok yang hilang tetap merupakan biaya bagi bisnis meskipun produk tersebut tidak pernah terjual. Dengan mengetahui sumber shrinkage dan mengambil tindakan lebih cepat, bisnis dapat mengurangi kerugian yang berulang dan menjaga margin tetap sehat.

Penyebab terjadinya shrinkage

Shrinkage dapat terjadi karena berbagai faktor dan tidak selalu berkaitan dengan pencurian. Secara umum, beberapa penyebab yang paling sering ditemukan meliputi:

1. Shoplifting dan organized retail crime

Pencurian oleh pelanggan merupakan salah satu penyebab utama shrinkage pada bisnis retail. Risikonya dapat semakin besar ketika bisnis menjual produk bernilai tinggi, berukuran kecil, atau mudah dibawa keluar toko.

2. Employee theft

Kehilangan stok juga dapat berasal dari pihak internal. Contohnya, staf tidak memasukkan transaksi dengan benar, memberikan barang tanpa transaksi resmi, mengambil produk dari gudang, atau melakukan manipulasi pada data inventaris.

3. Kesalahan administrasi dan proses

Tidak semua shrinkage terjadi karena kesengajaan. Kesalahan memasukkan jumlah barang, salah memberi label SKU, kesalahan saat menerima atau memindahkan stok, hingga transaksi yang tidak tercatat dapat membuat jumlah stok di sistem berbeda dengan kondisi sebenarnya.

4. Barang rusak atau kedaluwarsa

Produk yang rusak, kedaluwarsa, atau tidak lagi layak dijual juga dapat menjadi sumber selisih jika tidak segera dikeluarkan dari catatan inventaris. Akibatnya, sistem masih menunjukkan produk tersedia meskipun secara fisik sudah tidak dapat dijual.

5. Kecurangan atau kesalahan vendor

Selisih dapat muncul sejak barang pertama kali diterima dari supplier. Misalnya, jumlah barang yang dikirim tidak sesuai dengan dokumen pesanan, tetapi bisnis langsung memasukkan jumlah yang tercantum di dokumen ke dalam sistem tanpa melakukan pengecekan fisik.

Tips kelola stok untuk hindari shrinkage

Mengurangi shrinkage tidak cukup hanya dengan melakukan stok opname ketika selisih sudah ditemukan. Berikut beberapa langkah operasional yang bisa diterapkan:

1. Terapkan cycle counting secara rutin

Daripada hanya mengandalkan stok opname dalam skala besar, lakukan penghitungan sebagian inventaris secara berkala. Produk dengan nilai atau tingkat pergerakan tinggi dapat diperiksa lebih sering sehingga selisih stok bisa ditemukan lebih cepat.

2. Prioritaskan SKU yang berisiko tinggi

Tidak semua produk memiliki tingkat risiko yang sama. Identifikasi SKU dengan nilai tinggi, tingkat penjualan tinggi, atau riwayat selisih yang sering terjadi, kemudian berikan pengawasan lebih ketat pada produk tersebut.

3. Bangun akuntabilitas di setiap lokasi

Tentukan siapa yang bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan, pemindahan, hingga pengeluaran barang. Pembagian tanggung jawab yang jelas membuat setiap perubahan stok lebih mudah ditelusuri ketika terjadi selisih.

4. Gunakan barcode untuk mencatat pergerakan stok

Pencatatan manual lebih rentan terhadap kesalahan input. Penggunaan barcode pada proses penerimaan, pemindahan, dan transaksi dapat membantu memastikan setiap pergerakan barang tercatat secara konsisten di sistem.

5. Verifikasi barang yang datang dari supplier

Jangan hanya mengandalkan jumlah yang tertulis pada purchase order atau surat jalan. Cocokkan dokumen dengan jumlah barang yang benar-benar diterima sebelum stok dimasukkan ke sistem. Cara ini membantu mencegah selisih sejak awal proses inventaris.

6. Catat barang rusak dan kehilangan secara langsung

Barang yang rusak, kedaluwarsa, atau hilang sebaiknya segera dicatat dan disesuaikan pada sistem. Menunda pencatatan hanya akan membuat data inventaris semakin jauh dari kondisi sebenarnya dan menyulitkan proses pelacakan di kemudian hari.

7. Pantau shrinkage dari waktu ke waktu

Jangan berhenti setelah mengetahui persentase shrinkage satu periode. Bandingkan hasilnya dari bulan ke bulan untuk melihat apakah tingkat kehilangan meningkat atau menurun. Dari sini, bisnis dapat mengevaluasi apakah strategi pengendalian stok yang diterapkan sudah efektif.

Deteksi shrinkage lebih cepat dengan data stok yang akurat bersama Mekari Desty

Menutup visibility gap membutuhkan data stok yang bisa diandalkan setiap saat, bukan hanya saat rekonsiliasi bulanan. Tantangan ini semakin besar ketika bisnis menjual produk yang sama di berbagai marketplace sekaligus, selisih stok bisa terjadi di satu channel tanpa disadari, sementara channel lain masih menampilkan data yang sudah tidak akurat.

Tanpa sistem yang terpusat, mendeteksi shrinkage sejak dini menjadi jauh lebih sulit, dan kerugian berisiko baru disadari setelah menumpuk dalam jumlah besar.

Mekari Desty adalah software omnichannel marketplace yang memudahkan seller untuk memantau data stok dari berbagai marketplace dalam satu dashboard terpusat. Berikut fitur yang membantu bisnis mendeteksi dan meminimalkan shrinkage lebih cepat:

• Sinkronisasi stok real-time lintas marketplace: Setiap perubahan stok diperbarui otomatis di semua channel, sehingga selisih akibat shrinkage bisa terdeteksi lebih cepat tanpa harus menunggu rekonsiliasi manual.
• Stok opname: Memudahkan pengecekan dan penyesuaian stok fisik dengan data di sistem secara lebih terstruktur, membantu menemukan selisih sebelum nilainya semakin besar.
• Estimasi stok habis: Sistem mengidentifikasi produk yang mendekati titik habis lebih awal, membantu membedakan stok yang memang terjual dengan stok yang hilang tanpa transaksi.
• Manajemen multi-gudang: Stok dari berbagai lokasi dikelola dalam satu sistem, sehingga pergerakan barang antar gudang tetap tercatat dan mudah ditelusuri jika terjadi selisih.
• Laporan penjualan real-time: Pantau data penjualan dan pergerakan stok secara langsung untuk mendeteksi anomali yang bisa mengindikasikan adanya shrinkage.

Berbeda dengan software berlangganan bulanan, Mekari Desty menggunakan sistem top up atau bayar sesuai pemakaian, sehingga biaya yang dikeluarkan lebih terjangkau karena bisnis dapat menyesuaikan volume pesanan setiap harinya.

Saatnya kelola stok bisnis lebih akurat untuk menghindari shrinkage bersama Mekari Desty.